Odkazy z hlasové schránky se doručují výhradně e-mailem. V aplikaci CDESK k nim nemáte přístup – nejsou v panelu telefonu, v seznamu hovorů ani na požadavcích a nelze je v aplikaci přehrát ani stáhnout. E-mail se navíc odesílá pouze na jednu adresu, a to na tu, která je uvedena v nastavení: ve scénáři Konfigurace v CDESK se jedná o pole E-mail pro nahrávky v záložce IVR a telefonie, ve scénáři Konfigurace v Zadarma řeší hlasovou schránku ústředna, takže adresa se zadává v portálu Zadarma.
V seznamu hovorů sice takový hovor uvidíte – hlasová schránka jej automaticky přijme, takže je veden se stavem „přijato“ –, ale samotná nahrávka odkazu u něj není. Jediným nosičem odkazu je právě tento e-mail.
Upozornění: Proto je důležité, čí adresu tam zadáte. Pokud se jedná o osobní adresu některého z kolegů, během jeho dovolené nebo po jeho odchodu ze společnosti se k těmto odkazům nikdo nedostane.
Doporučujeme proto zadat obecnou adresu (například podpora@firma.sk), na kterou se doručují zprávy do CDESK, a v části Globální nastavení → Zpracování zpráv na ní vytvořit pravidlo, které z přijaté zprávy vytvoří požadavek. Z každého odkazu v hlasové schránce tak vznikne požadavek s nahrávkou v příloze – ten se zařadí do evidence, přiřadí se řešiteli a sleduje se jako každý jiný požadavek. Tímto způsobem neunikne žádný odkaz z hlasové schránky, ani když je konkrétní osoba nedostupná.