Tato část dokumentace se věnuje činnostem, které se v systému CDESK provádějí pravidelně a automatizovaně – tedy podle předem definovaných pravidel, opakovaně a bez nutnosti ručního zakládání každého záznamu. Místo jednorázové reakce na aktuální situaci zde nastavíte pravidlo nebo plán a CDESK se o něj dále postará sám – ve správný čas vygeneruje Záznam, upozorní na blížící se termín, informuje dotčené osoby o plánované práci nebo u některých zobrazení signalizuje stav pravidelné údržby.
Tato kapitola zahrnuje tři funkce – Pravidelný požadavek, Připomínky (CMDB) a Plánovaná práce. Společným rysem je, že pracují s časem a opakováním – ať už se jedná o pravidelně se opakující údržbu, včasné připomenutí důležitého data nebo o předem naplánovaný a oznámený zásah.
Hlavní charakteristiky:
- Automatické vytváření záznamů – požadavky a připomenutí vznikají samy na základě nastavených pravidel, bez ručního zadávání.
- Opakování podle rozvrhu – činnosti se spouštějí v pravidelných intervalech (denně, týdně, měsíčně, ročně nebo podle kalendářních týdnů).
- Generování podle parametrů – některé činnosti se spouštějí podle hodnoty sledovaného objektu z konfigurační databáze (CMDB), nikoli pouze podle času.
- Včasná upozornění na termíny – systém sleduje důležité termíny a upozorní na blížící se termín s dostatečným předstihem.
- Informování dotčených osob – o plánovaných pracích jsou zákazníci a uživatelé informováni předem prostřednictvím oznámení, widgetu na úvodním přehledu a e-mailových notifikací.
- Propojení s konfigurační databází (CMDB) – činnosti lze propojit s konkrétními objekty (zařízení, služby, smlouvy), čímž získáte přesnou evidenci a podklady pro reporty.
- Podklady pro prokázání spolehlivosti – evidence plánovaných prací a skutečných výpadků slouží jako doklad o dodržování dohodnuté dostupnosti služeb.
Přehled funkcí
Každá z těchto funkcí řeší jinou část pravidelných a plánovaných činností – od automatického generování požadavků přes sledování důležitých termínů až po plánování a oznamování zásahů.
Pravidelný požadavek
Pravidelný požadavek je pravidlo, na jehož základě CDESK automaticky a opakovaně generuje běžné požadavky. Hodí se pro činnosti, které se pravidelně opakují, například periodickou údržbu, revize, kontroly nebo pravidelný servis. Místo opakovaného ručního zadávání stejné žádosti stačí nastavit jedno pravidlo a CDESK z něj ve správný čas vytvoří konkrétní požadavek v seznamu požadavků.
- Generování podle časového rozvrhu (denně, týdně, měsíčně, ročně, podle kalendářních týdnů) nebo podle parametru objektu z CMDB (například když sledovaná hodnota stoupne nebo klesne o zadanou hodnotu).
- Vygenerované požadavky se zobrazují v seznamu požadavků s označením Pravidelný požadavek a řeší se standardním postupem.
- Termíny odezvy a splnění jsou přesně stanoveny (počet dnů), SLA se u těchto požadavků neuplatňuje.
- Generování má jasně definovaný začátek i konec a lze jej kdykoli pozastavit.
Připomínkový systém
Systém připomínek (CMDB) automaticky sleduje důležité termíny a s dostatečným předstihem upozorní na blížící se termín. Vychází z datových atributů objektů v konfigurační databázi (CMDB) – typicky se jedná o termíny jako vypršení smlouvy či licence, datum revize, kontroly nebo konce záruky.
- Sleduje datové vlastnosti objektů v konfigurační databázi (CMDB) a vyhodnocuje blížící se termíny, aniž by bylo nutné ručně sledovat jednotlivé termíny.
- Generované připomínky se zaznamenávají do přehledného seznamu připomínek spolu s aktuálním stavem (aktuální, čeká na provedení, provedeno).
Plánovaná práce
Plánovaná práce slouží k evidenci a oznamování předem naplánovaných zásahů, například plánované údržby nebo odstávky. Cílem je včas informovat dotčené zákazníky a uživatele, aby je plánovaný výpadek nepřekvapil, a zároveň zaznamenat průběh i skutečné výpadky.
- Poskytuje přehled plánovaných prací a předem o nich informuje dotčené osoby prostřednictvím propojeného modulu Oznámení, widgetu na úvodním přehledu, v kalendáři a prostřednictvím e-mailových notifikací.
- Evidentuje skutečné výpadky a vyhodnocuje, zda byla dodržena dohodnutá dostupnost služeb.
- Při propojení s objekty v konfigurační databázi (CMDB) poskytuje