Jednou z dalších oblastí, kde lze použít volné schvalování, je modul objednávek. Tento typ schvalování můžete vyvolat kdykoli během práce s objednávkou, ať už přijatou, nebo vystavenou. Máte také možnost rozhodnout, zda bude možné objednávku během probíhajícího schvalování upravovat. Schvalovatelem může být zvolen kdokoli s příslušným oprávněním.
Aby bylo možné v objednávce použít schvalování, je nutné splnit dvě podmínky:
- Globální nastavení → Dokumenty → Objednávky → přepínač Schvalování objednávek v části Povolení schvalování v objednávkách
- Definování schvalovacího pravidla s místem použití v objednávkách – pravidla se definují v části Schvalování → Schvalovací pravidla. Podrobnější informace o vytváření pravidel a o skupině pravidel Volné schvalování jsou uvedeny v části dokumentace Vytvoření pravidla a Skupina pravidel Volné schvalování.
Pokud se v hlavním menu nenachází položka Schvalování, je třeba ověřit oprávnění pro přístup k tomuto modulu v detailu uživatele (v části Uživatelé a skupiny → Uživatelé) na záložce Oprávnění → položka Schvalování.
Volné schvalování lze vyvolat pouze u existující (již uložené) objednávky, nelze jej vyvolat během vytváření objednávky. Chcete-li vytvořit schvalování, klikněte na tlačítko „Odeslat na schválení“ v horní části detailu objednávky v sekci „Schvalování“. V případě, že se sekce Schvalování v detailu objednávky nezobrazuje, zkontrolujte globální nastavení modulu Objednávky a ověřte, zda existuje schvalovací pravidlo pro schvalování objednávek.
Pokud je pro objednávky definováno více schvalovacích pravidel, je nutné před odesláním na schválení vybrat jedno z existujících pravidel – seznam pravidel se zobrazí po kliknutí na tlačítko Odeslat na schválení. V případě, že je pro objednávky definováno pouze jedno schvalovací pravidlo, po kliknutí na tlačítko se automaticky zobrazí modální okno s formulářem pro vytvoření schvalování.
Pole formuláře jsou automaticky předvyplněna podle definované šablony schvalovacího pravidla. Formulář obsahuje pole:
- Šablona – šablona volného schvalování, kterou definujete při vytváření pravidla schvalování
- Název schvalování – automaticky generovaný název „Schválení objednávky {číslo objednávky}“
- Schválit mým nadřízeným – po povolení této možnosti musí akceptovat schvalování nejprve nadřízený zadavatele schvalování, následně je výzva na schválení odeslána určeným schvalovatelům
- Schvalovatelé – uživatelé, kteří se k danému schvalování budou vyjadřovat. Schvalovatelů může být i více uživatelů současně. V seznamu uživatelů se nabízejí pouze uživatelé s příslušným oprávněním pro schvalování.
- Poznámka pro schvalovatele – pole pro vložení poznámky, bližších informací pro schvalovatele
- Vyhodnocení schvalování – určení kdy bude schvalování vyhodnoceno, na výběr jsou možnosti:
- Po schválení všemi – schvalování bude vyhodnoceno až po vyjádření všech schvalovatelů
- Po prvním schválení – na vyhodnocení schvalování stačí vyjádření jednoho ze schvalovatelů
- Popis – bližší specifikace předmětu schvalování. V případě, že v šabloně schvalovacího pravidla není uveden popis, bude zde automaticky předvyplněn text „Žádám o schválení objednávky {číslo objednávky}“
- Přílohy – pole pro vložení příloh. V případě vystavené objednávky se do přílohy automaticky vloží tisková sestava objednávky ve formátu PDF
Jednotlivé údaje lze před vytvořením schvalování dodatečně upravit, kromě pole šablona, která je ve výchozím nastavení nastavena podle zvoleného schvalovacího pravidla.
Volné schvalování na objednávce aktivujete kliknutím na tlačítko Vytvořit. Pokud je v šabloně schvalování povolena možnost zablokovat úpravy během probíhajícího schvalování, jsou úpravy objednávky zablokovány. Úpravy budou znovu povoleny po vyjádření k schvalování, bez ohledu na výsledek.
Po otevření detailu záznamu se zobrazí podrobnosti o schvalování a o jednotlivých krocích schvalovacího procesu. Počet kroků schvalovacího procesu závisí na počtu schvalovatelů – pro každého schvalovatele je vygenerován jeden krok schvalování. Počet schválení závisí na nastavení schvalovacího procesu (po schválení všemi nebo po prvním schválení).
Schvalovatel má možnost vyjádřit svůj názor kliknutím na tlačítko „Přijmout“ nebo „Zamítnout“. Jelikož se jedná o volné schvalování, je automaticky nastaven paralelní způsob schvalování, což znamená, že schvalovatelé se mohou k jednotlivým krokům vyjadřovat v libovolném pořadí. U jedné objednávky může probíhat vždy pouze jedno schvalování; další schvalování lze zahájit až po ukončení předchozího schvalování (po ukončení schvalování se v části Schvalování opět zobrazí tlačítko Odeslat na schválení).
Stav a podrobnosti všech schvalování evidovaných v systému jsou k dispozici v hlavním menu v části Schvalování → Schvalování. Aktuální stav schvalování objednávek je zobrazen také v seznamu objednávek ve sloupci Stav schválení (tento sloupec je k zobrazení dostupný pouze v případě, že je v systému definováno alespoň jedno schvalovací pravidlo volného schvalování s místem použití Objednávky). Ve sloupci se zobrazuje stav posledního schvalování zaznamenaného nad objednávkou. Po kliknutí na stav se zobrazí detail schvalování.
