Skupina pravidel Předdefinované schvalování umožňuje vytvořit pravidlo pro schvalování požadavku předem určenými uživateli v rámci definovaných schvalovacích kroků. Toto schvalování lze využít v šabloně požadavku nebo šabloně pracovního příkazu, a to buď před jejich vyřízením, nebo v jeho průběhu. Schvalovatelem může být konkrétní uživatel, případně skupina, pozice nebo role, která zahrnuje možnost určit jako schvalovatele odpovědnou nebo nadřízenou osobu. Součástí pravidla může být také povinné vyplnění poznámky pro schválení, případně zamítnutí. Způsob schvalování může být sériový nebo paralelní.
Pro tuto skupinu schvalování jsou kromě obecných polí uvedených v části dokumentace „Vytvoření pravidla“ k dispozici další specifická pole formuláře,
- Povinné schválení nadřízeným – je-li tato možnost zapnuta, stává se tento krok předřazeným ostatním schvalovacím krokům a případným zamítnutím tohoto kroku bude zamítnuto celé schvalování
- Opakované schvalování zamítnutého požadavku – tato možnost je k dispozici v případě sériového způsobu schvalování. V praxi to znamená, že při schvalování bude schvalovateli kromě tlačítek „Přijmout“ a „Zamítnout“ k dispozici také tlačítko „Zamítnout, vrátit k doplnění“. Po kliknutí na toto tlačítko se následně v zamítnutém kroku schvalování zobrazí tlačítko „Doplnit“, které umožní úpravu požadavku. Po uložení se schvalování spustí znovu.
Po definování tohoto pravidla již není možné jej při jeho použití upravovat (pravidlo lze upravit na adrese v seznamu schvalovacích pravidel). Po vytvoření pravidla ze skupiny Předdefinované schvalování se v záznamu pravidla zobrazí nová záložka Kroky schvalování.
Definování schvalovacích kroků
Prostřednictvím schvalovacích kroků určujete, kdo bude schvalovatelem, kolik schválení je zapotřebí k celkovému schválení nebo zamítnutí, přičemž celé schvalování bude probíhat postupně podle pořadí definovaných kroků.
Pokud je u pravidla nastaven paralelní způsob schvalování, nachází se v úvodu nad seznamem definovaných kroků schvalování možnost určit Postačující počet schválení. Na výběr jsou 2 možnosti:
- Všechny – na schválení je nutné schválit všechny kroky schvalování
- Zadaný počet – na celkové schválení stačí schválit určený počet kroků (po výběru této možnosti je nutné zadat počet kroků)
Schvalovací krok vytvoříte kliknutím na tlačítko + vedle názvu sekce. Po kliknutí se otevře modální okno s formulářem pro vyplnění potřebných údajů,
- Schvalovací pravidlo – v tomto poli je automaticky předvyplněno schvalovací pravidlo, pro které definujete schvalovací kroky
- Název – stručný popis kroku schvalovacího pravidla
- Povinný krok – je-li schvalovací krok označen jako povinný, je pro vyhodnocení schvalování nutné vyjádření k tomuto kroku
- Schvalovatel – výběr osoby, která bude schvalovatelem daného kroku. Schvalovatelem může být jeden nebo více uživatelů, případně kombinace různých uživatelů, skupin, pozic a rolí – pomocí logických spojek „nebo“ a „a zároveň“. V případě, že je schvalovatel zastupován, převezme zastupující uživatel oprávnění ke schvalování a může se k schvalování vyjádřit místo něj.
- Náhradní schvalovatel – v případě kombinace více typů schvalovatelů (použítí logické spojky „a zároveň“) je nutné zvolit takové náhradní schvalovatele pro případ, že by nebyla splněna zvolená kombinace schvalovatelů (např. pokud by při výběru možnosti „Nadřízení zadavatele požadavku“ neměl zadavatel žádného nadřízeného).
Schvalovací krok vytvoříte kliknutím na tlačítko Uložit. Kliknutím na tlačítko Zrušit se formulář zavře bez uložení změn. Vytvořený schvalovací krok se po uložení automaticky zobrazí v seznamu na záložce Schvalovací kroky příslušného pravidla. O počtu kroků informuje také číslo v závorce u názvu záložky. Dvojitým kliknutím na řádek příslušného kroku, případně kliknutím na ikonu hamburgerového menu 
na konci příslušného řádku se zobrazí možnost úpravy vytvořeného kroku.
