V případě, že je nutné provádět export záznamů v pravidelných intervalech spolu s odesíláním na e-mail nebo sdílené úložiště, je možné využít funkci automatizovaný export, která je dostupná po kliknutí na kontextové menu nad seznamem požadavků.
Po kliknutí na tlačítko se zobrazí modální okno pro zadání parametrů exportu. Formulář je rozdělen do samostatných sekcí,
- Základní nastavení – záložka obsahuje následující pole:
- Název – stručný název, který bude použit jako název souboru a předmět e-mailu, přičemž je možné k němu připojit i datum a čas
- Formát reportu – poskytuje výběr více formátů (XLSX, XLS, CSV, PDF, DOCX, HTML, JSON)
- Stav – ve výchozím nastavení v poloze zapnuto
, tedy odesílání reportů je aktivní. V opačném případě je automatické odesílání reportů vypnuté.
- Parametry – sekce pro specifikaci konkrétních dat pro export,
- Modul – při vytváření exportu v konkrétním modulu je v této části automaticky doplněn název daného modulu
- Seznam sloupců – kliknutím na ikonu
se zobrazí okno pro výběr sloupců zařazených do exportu - Nastavení filtru – možnost nastavit filtrování výsledků exportu například na konkrétní společnosti nebo typy, způsob filtrování je totožný s filtrováním nad seznamem požadavků
se zobrazí okno pro výběr sloupců zařazených do exportu
- Způsob distribuce – specifikace způsobů, kterými bude export sdílen, na výběr jsou možnosti,
- E-mail – report bude odeslán e-mailem podle stanovených podmínek (řešitelé zvolené společnosti, konkrétní uživatelé nebo konkrétní adresy příjemců)
- Sdílené úložiště SAMBA – možnost uložit export na sdílené úložiště, pro přístup ke sdílenému úložišti je nutné vyplnit údaje jako host, pracovní skupina, přístupové údaje, kořenová složka a složka
- Rozvrh generování – parametry pro nastavení rozvrhu generování. Generování je možné omezit na konkrétní časový úsek od – do, zadat čas generování. Generování je možné nastavit periodicky na opakování například týdně, měsíčně, ročně, případně omezit spuštění jen v určitých měsících nebo dnech.
Vytvoření automatizovaného exportu je nutné potvrdit kliknutím na tlačítko Uložit. Všechny reporty vygenerované prostřednictvím automatizovaného exportu jsou dostupné v části Reporty → Automatizované exporty.