Potřebujete podrobnější přehled o provedených pracích, splněných podmínkách a oprávněně vyúčtovaných pracích? K tomuto účelu lze využít schvalování plnění. Každé řádně zaevidované plnění bude podléhat schválení příslušnou osobou podle oprávnění definovaných v systému.
Aby bylo možné využívat funkci schvalování plnění, je nutné, aby byla v globálních nastaveních (v části Globální nastavení → Plnění) povolena možnost Schvalování plnění.
Schvalování plnění se provádí v části Plnění → Schvalování plnění. V této části se zobrazuje seznam plnění evidovaných v systému spolu se sloupcem Akce, který obsahuje tlačítka pro úpravu, schválení nebo zamítnutí plnění. Schvalovat lze jak fakturační, tak interní plnění. V zobrazeném seznamu plnění je možné filtrovat pouze určité záznamy, a to buď přímo pomocí vyhledávání, filtrování, nebo možnosti seskupování záznamů. Tématu filtrování a zobrazení plnění se podrobněji věnujeme v části XX.
Schvalování plnění můžete provádět jednotlivě pro každé plnění zvlášť nebo hromadně, buď označením více nebo všech záznamů na aktuálně zobrazené stránce. Po kliknutí na možnost hromadně označit se nad seznamem plnění zobrazí tlačítka akce stejně jako v jednotlivých řádcích plnění. Pro označení více plnění zvlášť jednoduše klikněte na tlačítko checkboxu v řádku plnění. Po kliknutí na checkbox nad seznamem plnění budou označena všechna zobrazená plnění. Při využití seskupování záznamů je také možné označit celou skupinu plnění podle seskupení – kliknutím na checkbox v záhlaví tabulky seskupených záznamů. Hromadné schválení, případně zamítnutí, závisí na místě provedení akce – v případě kliknutí na tlačítko nad celkovým seznamem plnění budou schválena označená plnění, při kliknutí na tlačítko schválení ve skupině plnění budou automaticky schválena všechna plnění v dané skupině.
Ve sloupci Akce se zobrazují tlačítka,
- Obrázek – úprava plnění (úprava záznamů musí být provedena jednotlivě)
- Obrázek – schválení plnění
- Obrázek – zamítnutí plnění (v případě zamítnutí je nutné uvést také důvod zamítnutí
- Obrázek – odvolání schválení / zamítnutí (tlačítko se zobrazí až po provedení schválení nebo zamítnutí plnění)
Po schválení/zamítnutí plnění se ve sloupci Stav schválení zobrazí aktuální stav schvalování, jméno schvalovatele a čas schválení, případně zamítnutí. Aktuální stav schválení lze zobrazit také v seznamu plnění (v části Plnění → Seznam plnění).
Po kliknutí na stav schválení se zobrazí podrobnosti o schvalování spolu s historií schvalování. V historii jsou zaznamenány všechny kroky schvalování, které byly při plnění daného úkolu provedeny.
Využití schvalování plnění při fakturaci
Schvalování plnění lze využít v souvislosti s účtováním tak, že k fakturaci budou odeslána například pouze schválená plnění. Aby bylo možné tento způsob uplatnit, je nutné v části Globální nastavení → Účtování nakonfigurovat parametr Fakturovat podle schválení. Na výběr jsou 3 možnosti:
- Všechna plnění – do účtování budou zahrnuta všechna plnění
- Pouze schválená plnění – do účtování budou zahrnuta pouze schválená plnění
- Schválená plnění a bez vyjádření – do účtování budou zahrnuta schválená plnění a plnění, která jsou bez vyjádření (nejsou ani schválena, ani zamítnuta)
Nastavení se projeví po uložení a opětovném načtení stránky ve webovém prohlížeči. Podrobněji se tématu účtování a fakturace věnujeme v části XX.