Šablona volného schvalování slouží k definování parametrů, které jsou po vyvolání volného schvalování z definovaného pravidla automaticky vyplněny ve schvalování bez nutnosti opětovného vyplňování. Předvyplněné údaje lze před samotným vyvoláním schvalování dodatečně upravit. Šablonu volného schvalování tvoří formulář s následujícími poli,

• Název schvalování – stručná charakteristika schvalování
• Upřednostnit název schvalování – určení použití názvu schvalování, jako název může být použit název schvalování ze šablony nebo název požadavku
• Schválit mým nadřízeným – v případě zapnutí této možnosti je nutné, aby schvalování bylo schváleno nejprve nadřízeným zadavatele schvalování, až poté je schvalování odesláno na zadané schvalovatele ze šablony, jedná se o tzv. nultý krok schvalování
• Schvalovatelé – výběr uživatelů, kteří se k danému schvalování budou vyjadřovat. Schvalovatelů může být i více uživatelů současně. V seznamu uživatelů se nabízejí pouze uživatelé s příslušným oprávněním pro schvalování. Toto oprávnění lze nastavit v části Uživatelé a skupiny → Uživatelé → konkrétní uživatel → záložka Oprávnění → položka Schvalování → Nabízet jako schvalovatele → Volné schvalování.
• Vyhodnocení schvalování – určení kdy dojde k vyhodnocení schvalování, na výběr jsou možnosti:
  • Po schválení všemi – Při výběru této možnosti bude schvalování uzavřeno až po vyjádření každého schvalovatele.
  • Po prvním schválení – při výběru této možnosti bude schvalování uzavřeno již po vyjádření jednoho schvalovatele, a to i v případě, že na schvalování bylo vybráno více schvalovatelů.
• Popis – pole pro bližší specifikaci schvalování
• Upřednostnit popis – určení použití popisu schvalování, popis může být buď z definované šablony nebo z požadavku, na kterém je volné schvalování vytvořeno