Předdefinované schvalování lze vyvolat na požadavku z katalogu nebo v pracovním příkazu. Aby bylo možné schvalování u těchto záznamů použít, je nutné definovat schvalovací pravidlo ze skupiny Předdefinované schvalování. Pravidla se definují v části Schvalování → Pravidla schvalování. Podrobné informace o vytváření pravidel a o skupině pravidel Předdefinované schvalování jsou uvedeny v části dokumentace Vytvoření pravidla a Skupina pravidel Předdefinované schvalování.
Pokud se v hlavním menu nenachází položka Schvalování, je třeba ověřit oprávnění pro přístup k tomuto modulu v detailu uživatele (v části Uživatelé a skupiny → Uživatelé) na záložce Oprávnění → položka Schvalování.
Předdefinované schvalování se definuje na šabloně požadavku nebo pracovního příkazu, přičemž lze nastavit různé situace, kdy bude schvalování vyvoláno. Požadavek nebo pracovní příkaz, na kterém bylo vyvoláno schvalování, zůstává ve stavu čeká na schválení až do momentu, kdy schvalování není vyhodnoceno, bez možnosti úpravy tohoto záznamu. Schvalování je dokončeno až po vyjádření se k jednotlivým krokům schvalování (např. schválení nadřízeným, dostatečný počet schválení, vyjádření se ke krokům označeným jako povinné a podobně).
Předdefinované schvalování v požadavku
Předdefinované schvalování probíhá podle předem stanovených kroků, které se definují prostřednictvím schvalovacích kroků v rámci schvalovacího pravidla. Po vytvoření tohoto pravidla je možné takové pravidlo vybrat v šabloně požadavku. Probíhající schvalování požadavku již nelze upravovat. V případě, že potřebujete schvalování upravit, například doplnit nebo změnit schvalovatele, je nutné tyto změny provést přímo v pravidle schvalování.
Schvalování lze v šabloně požadavku nastavit pomocí 2 parametrů,
- Schvalování před řešením požadavku – toto schvalování se vyvolá automaticky po vytvoření požadavku, požadavek nebude možné řešit, dokud nebude schvalování vyhodnoceno
- Schvalování během řešení požadavku – schvalování, které můžete ručně vyvolat během řešení požadavku, nebo můžete nastavit automatické vyvolání, a to buď po změně stavu požadavku na Ukončeno, případně po dokončení všech úkolů evidovaných k požadavku. Ruční schvalování požadavku vyvoláte v detailu požadavku kliknutím na tlačítko Odeslat na schválení. Po kliknutí se zobrazí modální okno s náhledem schvalování a tlačítkem pro jeho vytvoření.
V rámci jedné šablony požadavku je možné nastavit obě uvedené procesy schvalování.
Vyřízení požadavku s schvalováním
Po vytvoření požadavku z katalogu, který vyžaduje schvalování před vyřízením, se tento požadavek automaticky ocitne ve stavu čeká na schválení, přičemž schvalovateli je odeslána výzva na schválení (oznámení, výzva na schválení do mobilní aplikace). S požadavkem je možné dále pracovat až po jeho schválení.
V detailu požadavku se schvalováním se v záhlaví nachází sekce Schvalování. Barva tlačítka s názvem schvalování vyjadřuje aktuální stav schvalování,
- Modrá barva – schvalování čeká na schválení
- Žlutá barva – schvalování je zamítnuto, vráceno k doplnění
- Zelená barva – schvalování bylo schváleno
- Červená barva – schvalování bylo zamítnuto
Po kliknutí na tlačítko s názvem „Schválit“ se otevře modální okno s podrobnostmi o schvalování.
V detailu schvalování jsou kromě základních informací o schvalování a požadavku zobrazeny také informace o krocích schvalování a jejich aktuálním stavu. V uvedeném příkladu na obrázku je znázorněno paralelní schvalování, přičemž postačující počet schválení je 2. Jeden z kroků schvalování je však povinný. Toto schvalování nebude vyhodnoceno, dokud se nevyjádří schvalovatel tohoto povinného kroku, ačkoli je již splněna podmínka postačujícího počtu schválení. V tomto případě mohou nastat 2 scénáře:
- Schvalovatel povinného kroku se vyjádří kladně – schvalování bude vyhodnoceno jako schváleno, stav požadavku se automaticky aktualizuje, povolí se editace a řešitel může pokračovat v jeho řešení. Schvalování s vyjádřeným souhlasem je v detailu požadavku vlevo nahoře zobrazeno zelenou barvou.
Schvalovatel povinného kroku vydá záporné vyjádření – schvalování bude vyhodnoceno jako zamítnuto, stav požadavku se automaticky aktualizuje, úpravy požadavku zůstávají zakázány.
Schvalovatelé však mají možnost i odvolat své rozhodnutí a následně se znovu vyjádřit ke schvalovacímu kroku, což může mít dopad na celkový výsledek schvalování. Změnit rozhodnutí je možné kliknutím na tlačítko „Odvolat aktuální stav“ v příslušném schvalovacím kroku. Tlačítko pro odvolání rozhodnutí je dostupné pouze do okamžiku, kdy u požadavku nedojde k žádné změně oproti stavu po schválení. Po kliknutí na toto tlačítko je schvalování znovu vyhodnoceno (ze zamítnutého schvalování se může opět stát schvalování, které čeká na schválení).
V případě a sériového schvalování je rozhraní pro schvalování stejné. Rozdíl spočívá v dostupnosti schvalovacích kroků, které se schvalovatelům zpřístupňují v uvedeném pořadí – dokud se nevyjádří schvalovatel daného kroku, nejsou zbývající kroky přístupné k úpravám ani k vyjádření dalšími schvalovateli.
V případě zamítnutí jednoho z kroků sériového schvalování je automaticky zamítnuto celé schvalování, jelikož při tomto způsobu schvalování se musí kladně vyjádřit všichni schvalovatelé. Požadavek je automaticky aktualizován na stav zamítnuté.
Při sériovém způsobu schvalování je v rámci pravidla schvalování dostupná možnost povolit opakované schvalování zamítnutého požadavku. V případě vyvolání takového schvalování je kromě tlačítek pro přijetí a zamítnutí kroku schvalování dostupné také tlačítko Zamítnout, vrátit k doplnění.
Kliknutím na toto tlačítko sice schvalování zamítnete, ale po opětovném otevření detailů schvalování se zobrazí tlačítko Doplnit.
Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí formulář s požadavkem, který lze upravit a doplnit údaje. Upravit lze všechna pole, nelze však měnit Společnost a Stav požadavku. Po prvním uložení provedených změn v požadavku se znovu spustí schvalování.
Tato možnost slouží pro případy, kdy není možné požadavek schválit, například kvůli chybějícím údajům, a požadavek by tak byl zbytečně zamítnut. Tímto způsobem je možné údaje doplnit a obnovit schvalovací proces, aniž by bylo nutné vytvářet nový požadavek.
Předdefinované schvalování v pracovním příkazu
Schvalování v pracovním příkazu lze vyvolat podobným způsobem jako v případě požadavku. V šabloně pracovního příkazu je třeba v poli Schvalovací pravidlo vybrat pravidlo ze skupiny předdefinované schvalování. Podrobnější informace o schvalovacích pravidlech a skupině pravidel předdefinované schvalování najdete v části Vytvoření pravidla a Skupina pravidel Předdefinované schvalování.
Zpracování pracovního příkazu se schvalováním
Pracovní příkaz se do vyhodnocení schvalování nachází ve stavu čeká na schválení bez možnosti úprav. Stejně jako v případě požadavku se v detailu pracovního příkazu zobrazuje sekce Schvalování s informacemi o aktuálním stavu schvalování. Po kliknutí na tlačítko pro schválení se zobrazí podrobnosti o schvalování.
V případě, že bylo schvalování vyhodnoceno jako akceptováno, je automaticky aktualizován stav pracovního příkazu a zároveň je povolena editace tohoto záznamu za účelem zpřístupnění k řešení. V případě zamítnutí je zamítnuto celé ukončení pracovního příkazu a není možná jeho další editace ani řešení. Zamítnutí jednoho pracovního příkazu může ovlivnit generování dalších pracovních příkazů k požadavku, pokud byla podmínkou generování ukončení předchozího příkazu.
Stav a podrobnosti všech schvalovacích procesů evidovaných v systému jsou k dispozici v hlavním menu v části Schvalování → Schvalování.