Pro přístup k položkám jednotlivých skupin položek lze nastavit oprávnění pro každého uživatele, případně řešitelskou skupinu v detailu záznamu uživatele na záložce Oprávnění (Uživatelé a skupiny → Uživatelé → konkrétní uživatel → záložka Oprávnění → Položka (CI)). Oprávnění lze omezit na viditelnost, úpravy a mazání záznamů skupin a typů, přičemž lze nastavit přístup pouze ke konkrétním záznamům skupin a typů položek prostřednictvím ozubeného kolečka 
v řádku Záznamy v seznamu oprávnění. Oprávnění lze nastavit pro každého uživatele, přičemž se doporučuje nastavovat je na typy položek, nikoli na skupiny.
Zpřístupnění záznamů o položkách
Přístup uživatelů k záznamům konfiguračních položek (CI) je řízen kombinací nastavení viditelnosti a specifických oprávnění. Viditelnost určuje, které CI se uživateli zobrazí, zatímco oprávnění definují, jaké akce může se zobrazeným záznamem provádět (například číst, upravovat, mazat).
Přístup k vlastním záznamům
Každý uživatel s přístupem k modulu CMDB a se zapnutým oprávněním Záznam položky má automaticky přístup k záznamům položek (CI) patřícím k pro něj viditelným společnostem, pokud:
- je v položce uveden v poli Vlastník, nebo
- položka nemá určeného Vlastníka.
Pro přístup k vlastním záznamům je nutné mít pro toto oprávnění nastaveno alespoň oprávnění pro zobrazení. Pokud má uživatel nastaveno pouze oprávnění přístup – čtení 
, nebude moci provádět žádné změny v záznamech – ty jsou pro něj dostupné pouze ke čtení. Pro zpřístupnění změn je nutné povolit také oprávnění pro úpravy položek 
, případně mazání záznamů 
.
Zpřístupnění cizích záznamů
Při zapnutí oprávnění Přístup k cizím záznamům v modulu konfigurační databáze CMDB se uživateli zpřístupní i položky, u nichž je v poli Vlastník uveden jiný uživatel. Podmínkou zůstává viditelnost společností – uživatel má přístup pouze k záznamům položek (CI) patřícím k pro něj viditelným společnostem.
Oprávnění pro editaci a mazání záznamů se v tomto případě řídí podle nastavení pro samotné záznamy. Pokud má uživatel pro oprávnění Záznam položky zapnuto pouze oprávnění přístup – číst , nebude moci provádět žádné změny v cizích záznamech. Pro zpřístupnění změn je nutné kromě čtení zapnout také oprávnění pro editaci položek , případně oprávnění na mazání záznamů .
Zpřístupnění záznamů podřízených uživatelů
Oprávnění Přístup k záznamům podřízených je jedním z dalších specifických mechanismů řízení viditelnosti záznamů, který je k dispozici i pro položky konfigurační databáze (CMDB).
Při zapnutí oprávnění Přístup k záznamům podřízených v modulu konfigurační databáze CMDB se uživateli zpřístupní i položky, u nichž je v poli Vlastník uveden podřízený uživatel nebo uživatel jemu podřízený (hierarchicky níže). Podmínkou zůstává viditelnost společností – uživatel má přístup pouze k záznamům položek (CI) patřícím k pro něj viditelným společnostem.
Oprávnění pro úpravy a mazání záznamů se i v tomto případě řídí podle nastavení pro samotné záznamy. Pokud má uživatel pro oprávnění Záznam položky zapnuto pouze oprávnění přístup – číst , nebude moci provádět žádné změny v záznamech podřízených. Pro zpřístupnění změn je třeba kromě čtení zapnout také oprávnění pro úpravy položek , případně oprávnění pro mazání záznamů .
Ruční povolení přístupu k záznamům (CI)
V praxi může nastat situace, kdy je třeba uživateli zpřístupnit pouze položky vybraných typů nebo skupin položek. Pro řízení přístupu k položkám vybraných typů nebo skupin je k dispozici možnost nastavení speciálních oprávnění pro záznamy typů a skupin – ty se nacházejí pod ozubeným kolečkem 
jako Oprávnění (speciální) – Oprávnění pro položku v daném typu / skupině položky.
Tímto způsobem je možné nastavit oprávnění k záznamům (prohlížet, upravovat, vytvářet, mazat). Není možné zpřístupnit záznamy, ke kterým uživatel nemá přístup podle obecných oprávnění (například pokud nemá přístup k cizím záznamům, není možné mu ručně zpřístupnit cizí záznam). Pomocí speciálních oprávnění je možné upravit práva k již přístupným záznamům. Například – pokud je zakázána úprava záznamů položek (CI), ale pro určitou skupinu nebo typ položky je úprava záznamů povolena, může uživatel upravovat pouze položky (CI) dané skupiny / typu.
Priorita při uplatňování oprávnění: Speciální oprávnění na úrovni záznamu mají přednost před obecnými nastaveními. Pokud však uživatel nemá přístup k záznamům konfiguračních položek, nezobrazí se ani v případě, že byla viditelnost položky povolena speciálním oprávněním.
