Volné schvalování lze spustit i bez vazby na požadavek nebo jakýkoli jiný záznam či modul. Takové schvalování můžete vytvořit kdykoli a v souvislosti s jakýmkoli tématem či situací. Rozhodovat o něm mohou uživatelé s příslušným oprávněním ke schvalování.
Stejně jako u jiných schvalovacích procesů je třeba nejprve definovat pravidlo, na jehož základě bude schvalování vytvořeno. Pravidla se definují v části Schvalování → Pravidla schvalování. Podrobnější informace o vytváření pravidel a o skupině pravidel Volného schvalování jsou uvedeny v části dokumentace Vytvoření pravidla a Skupina pravidel Volné schvalování.
Volné schvalování bez vazby na jiné záznamy lze založit dvěma způsoby:
- Přes tlačítko + (rychlá volba) – výběrem možnosti Vytvořit proces volného schvalování
- Pomocí tlačítka Vytvořit volné schvalování v části Schvalování → Schvalování
Upozornění: Pokud v hlavním menu není položka Schvalování, je třeba ověřit oprávnění pro přístup k tomuto modulu v detailu uživatele (v části Uživatelé a skupiny → Uživatelé) na záložce Oprávnění → položka Schvalování.
Po kliknutí se zobrazí formulář pro vytvoření volného schvalování. Formulář obsahuje následující pole:
- Šablona – pole pro výběr šablony volného schvalování, kterou definujete při vytváření pravidla schvalování
- Název schvalování – automaticky generovaný název na základě názvu požadavku, bez možnosti editace
- Schválit mým nadřízeným – po povolení této možnosti musí schvalování nejprve akceptovat nadřízený zadavatele schvalování, následně je výzva ke schválení odeslána určeným schvalovatelům
- Poznámka pro schvalovatele – pole pro vložení poznámky, bližších informací pro schvalovatele
- Vyhodnocení schvalování – určení kdy bude schvalování vyhodnoceno, na výběr jsou možnosti:
- Po schválení všemi – schvalování bude vyhodnoceno až po vyjádření všech schvalovatelů
- Po prvním schválení – k vyhodnocení schvalování postačuje vyjádření jednoho ze schvalovatelů
- Popis – bližší specifikace předmětu schvalování
- Přílohy – pole pro vložení příloh
Všechna pole formuláře budou k dispozici pro úpravy až po výběru Šablony volného schvalování. Pole se automaticky vyplní podle parametrů v šabloně, která se definuje při vytváření schvalovacího pravidla. Pole lze před vytvořením schvalovacího procesu libovolně upravit.
Schvalování spustíte kliknutím na tlačítko Vytvořit. Následně se schvalování zobrazí v seznamu schvalování v části Schvalování → Schvalování.
Po otevření detailu záznamu se zobrazí podrobnosti o schvalování a o jednotlivých krocích schvalovacího procesu. Počet kroků schvalovacího procesu závisí na počtu schvalovatelů – pro každého schvalovatele je vygenerován jeden krok schvalování. Počet schválení závisí na nastavení schvalovacího procesu (po schválení všemi nebo po prvním schválení).
Schvalovatel má možnost vyjádřit své stanovisko kliknutím na tlačítko Akceptovat nebo Zamítnout. Pokud je pro vyhodnocení schvalování potřeba schválení všemi, je v případě jednoho zamítnutého kroku automaticky zamítnuto celé schvalování. V případě, že pro vyhodnocení schvalování postačuje schválení jedním ze schvalovatelů, bude schvalování schváleno i navzdory předchozímu zamítnutí jednoho z kroků. Vzhledem k tomu, že se jedná o volné schvalování, je automaticky přednastaven paralelní způsob schvalování, což znamená, že schvalovatelé se mohou k jednotlivým krokům vyjadřovat v libovolném pořadí.