Každé schvalování probíhá podle předem definovaných pravidel. Nové pravidlo schvalování vytvoříte v sekci Pravidla schvalování, která se nachází v hlavním menu pod položkou Schvalování.
Pokud se v hlavním menu položka Schvalování nenachází, je nutné ověřit oprávnění pro přístup k tomuto modulu v detailu uživatele (v části Uživatelé a skupiny → Uživatelé) na záložce Oprávnění → položka Schvalování.
K vytvoření nového pravidla schvalování slouží tlačítko + Přidat pravidlo. Po kliknutí se otevře formulář pro vytvoření nového záznamu.
Formulář pro vytvoření pravidla schvalování se mírně liší podle zvolené hodnoty v poli Skupina schvalování. Obecně formulář obsahuje následující pole:
- Skupina pravidel – výběr skupiny, respektive typu, schvalovacího pravidla. Na výběr jsou 3 možnosti – podrobnější vysvětlení jednotlivých skupin je uvedeno v samostatných částech dokumentace,
- Předdefinované schvalování – předdefinované schvalování prostřednictvím kroků schvalování
- Dynamické schvalování požadavku na základě uživatelem def. polí – schvalování požadavku na základě hodnot vybraných uživatelských polí
- Volné schvalování – prostřednictvím volného schvalování je možné vyvolat schválení pro jakoukoli situaci, ať už s vazbou na požadavek nebo bez vazby na jiné záznamy
- Název – stručná charakteristika schvalovacího pravidla
- Popis – bližší specifikace schvalovacího pravidla
- Způsob schvalování – na výběr jsou možnosti,
- sériově – postupné schvalování více kroků, přičemž zamítnutí jednoho kroku způsobí zamítnutí celého požadavku
- paralelně – současné schvalování více kroků až po postačující počet pro schválení. V praxi to znamená, že není ničím omezeno pořadí, ve kterém se mohou schvalovatelé ke schvalování vyjádřit.
- Poznámka pro schválení – určení, zda je schvalovatel povinen své rozhodnutí před akceptováním schvalování uvést v poznámce pro schválení
- Poznámka pro zamítnutí – určení, zda je schvalovatel povinen své rozhodnutí před zamítnutím schvalování uvést v poznámce pro zamítnutí
Po vyplnění údajů na záložce Základní údaje je nutné vytvořené pravidlo uložit – kliknutím na tlačítko Uložit. Podle zvolené Skupiny pravidel se po vytvoření záznamu zobrazí další záložky s údaji. Jednotlivým skupinám pravidel se podrobněji věnujeme v samostatných částech dokumentace – Skupina pravidel Předdefinované schvalování, Skupina pravidel Dynamické schvalování požadavku, Skupina pravidel Volné schvalování. Vytvořené pravidla později použijete při samotném schvalování, ať už v rámci požadavku nebo ve formě volného schvalování – podrobnostem o schvalování se věnujeme v části dokumentace Schvalování.