Schvalování nabídek v systému CDESK je založeno na principu přijímání jednotlivých položek, které nabídka obsahuje. V současné době se výzva k přijetí zasílá e-mailem. Tématu nabídek obecně, postupu při jejich vytváření a práci s nimi se podrobněji věnujeme v části dokumentace XX.
Schvalování nabídek může probíhat dvěma způsoby – v závislosti na nastavení možnosti Způsob přijetí v globálních nastaveních systému (v části Globální nastavení → Nabídky). Na výběr jsou 2 možnosti:
- Jednoúrovňové přijetí – v tomto případě je nabídka po vytvoření (a vlastní kontrole) automaticky odeslána na schválení zákazníkovi
- Dvouúrovňové přijetí – v tomto případě je po vytvoření nutná verifikace (například nadřízeným), po verifikaci je nabídka zpřístupněna zákazníkovi na schválení. Nabídka ve stavu na verifikaci není pro zákazníka viditelná.
Ověření nabídky
Při použití a dvoustupňového schvalování je možné odeslat připravenou nabídku k ověření – ruční změnou stavu nabídky na K ověření a uložení záznamu lze použít plovoucí tlačítko pro automatickou změnu stavu na pravé straně obrazovky nebo tlačítko na konci záznamu.
Výchozí nastavení systému odesílá oznámení o změně stavu nabídky k ověření nadřízenému vedoucímu řešiteli, vedoucímu řešiteli a přiřazenému operátorovi Společnosti, pro kterou je nabídka vystavena. Položky lze ověřit jednotlivě nebo hromadně pomocí tlačítka nad seznamem položek ve sloupci Stav.
Během ověřování je možné nabídku a její položky libovolně upravovat. V případě úpravy nabídky je uživatel po uložení záznamu vyzván k zadání důvodu revize. Důvod se zadává v modálním okně, které se zobrazí po uložení změn. Uživatel má možnost tyto změny uložit do aktuální nabídky nebo vytvořit novou verzi nabídky (všechny verze nabídky jsou dostupné na záložce Verze v detailu nabídky).
Po ověření nabídky je možné ji odeslat zákazníkovi k přijetí. Nabídka, u které jsou ověřeny (schváleny) všechny položky, má automaticky nastavený stav ověřená (po uložení záznamu). K přijetí může být odeslána pouze ověřená nabídka.
Přijetí nabídky
Akceptaci nabídky provádí zákazník, pro kterého byla nabídka vypracována. Nabídku lze odeslat k akceptaci v případě jednoúrovňové i dvouúrovňové akceptace. Odeslání nabídky k akceptaci lze provést ruční změnou stavu nabídky a uložením záznamu, využitím plovoucího tlačítka pro automatickou změnu stavu na boku nebo tlačítkem na konci záznamu.
Po odeslání nabídky k přijetí je tato nabídka viditelná pro zákazníka. Výchozí nastavení systému odesílá oznámení o změně stavu nabídky na přijetí vybranému kontaktu Společnosti (v detailu nabídky) a přiřazenému operátorovi Společnosti, pro kterou je nabídka vystavena. Zákazník může jednotlivé položky přijmout nebo odmítnout. Vyjádření nastaví v detailu nabídky, v sekci Položky – sloupec Stav. Změny se projeví po uložení nabídky. V případě, že jsou přijaty pouze některé z položek, je na nabídce automaticky nastaven stav Částečně akceptována.
V případě přijetí všech položek se stav nabídky automaticky nastaví na Akceptována. Zákazník může své rozhodnutí změnit do okamžiku, kdy není nabídka označena jako Vybavená nebo Zrušena – po změně na jeden z těchto stavů již není možné nabídku dále upravovat.