Volné schvalování vázané na požadavek je vhodné použít v případě, že během řešení požadavku nastane situace, kdy další postup v řešení vyžaduje schválení. Například je nutné zakoupit součástku v rámci požadavku týkajícího se opravy počítače, případně je nutné zvláštní povolení k zpřístupnění souboru.
I v této skupině schvalování platí stejný postup pro jeho spuštění – nejprve musí být definováno pravidlo, na jehož základě bude schvalování vytvořeno. Pravidla se definují v části Schvalování → Pravidla schvalování. Podrobnější informace o vytváření pravidel a o skupině pravidel Volného schvalování jsou uvedeny v části dokumentace Vytvoření pravidla a Skupina pravidel Volné schvalování.
Pokud se v hlavním menu nenachází položka Schvalování, je třeba ověřit oprávnění pro přístup k tomuto modulu v detailu uživatele (v části Uživatelé a skupiny → Uživatelé) na záložce Oprávnění → položka Schvalování.
Volné schvalování lze vytvořit pouze u existujícího (již uloženého) požadavku, nelze jej vyvolat během vytváření požadavku. Chcete-li vytvořit schvalování, klikněte na tlačítko Akce v detailu požadavku a vyberte možnost Vytvořit proces volného schvalování.
Následně se zobrazí modální okno s formulářem pro vytvoření volného schvalování. Formulář obsahuje následující pole:
- Šablona – pole pro výběr šablony volného schvalování, kterou definujete při vytváření pravidla schvalování
- Název schvalování – automaticky generovaný název na základě názvu požadavku, bez možnosti editace
- Schválit mým nadřízeným – po povolení této možnosti musí akceptovat schvalování nejprve nadřízený zadavatele schvalování, následně je výzva ke schválení odeslána určeným schvalovatelům
- Poznámka pro schvalovatele – pole pro vložení poznámky, podrobnějších informací pro schvalovatele
- Vyhodnocení schvalování – určení kdy bude schvalování vyhodnoceno, na výběr jsou možnosti:
- Po schválení všemi – schvalování bude vyhodnoceno až po vyjádření všech schvalovatelů
- Po prvním schválení – na vyhodnocení schvalování stačí vyjádření jednoho ze schvalovatelů
- Popis – podrobnější specifikace předmětu schvalování
- Kdo žádá – uživatel z pole Kdo žádá z požadavku
- Pro koho žádá – uživatel z pole Pro koho žádá z požadavku
- Přílohy – pole pro vložení příloh
Všechna pole formuláře budou k dispozici pro úpravy až po výběru Šablony volného schvalování. Pole se automaticky vyplní podle parametrů v šabloně, která se definuje při vytváření pravidla schvalování. Pole lze libovolně upravovat, s výjimkou polí Kdo žádá a Pro koho žádá, která jsou předvyplněna podle požadavku.
Volné schvalování aktivujete kliknutím na tlačítko Vytvořit. Po vytvoření se v detailu požadavku zpřístupní sekce Schvalování. Tlačítko je v případě volného schvalování bílé barvy a barva okraje tlačítka znázorňuje aktuální stav,
- Modrá barva – schvalování čeká na schválení
- Zelená barva – schvalování bylo schváleno
- Červená barva – schvalování bylo zamítnuto
Informace o stavu schvalování je uvedena také pod stavem požadavku. Barva textu, stejně jako v případě tlačítka, znázorňuje aktuální stav schvalování.
Po kliknutí na tlačítko pro schválení se zobrazí modální okno s podrobnostmi o schvalování. Kroky schvalování se vygenerují podle počtu schvalovatelů, pro každého schvalovatele jeden krok. V případě volného schvalování je automaticky nastaven paralelní způsob schvalování, a tedy uvedení schvalovatelé se mohou k schvalování vyjádřit v libovolném pořadí.
V případě volného schvalování, vytvořeného v průběhu řešení požadavku, není během schvalování omezena úprava ani další práce s požadavkem. To platí i v případě zamítnutí. Řešitel může s takovým požadavkem nadále pracovat. Stav a podrobnosti všech schvalování evidovaných v systému jsou dostupné v hlavním menu v části Schvalování → Schvalování.
Volitelné schvalování před zahájením nebo v průběhu vyřizování požadavku
Volné schvalování lze použít i u požadavku z katalogu požadavků za účelem schválení ještě před zahájením realizace nebo v průběhu řešení požadavku. V tomto případě je nutné nastavit schvalovací pravidlo ze skupiny volné schvalování přímo v šabloně požadavku v poli Schvalování před řešením požadavku nebo Schvalování během řešení požadavku.
V případě schvalování před vyřízením požadavku se po vytvoření požadavku z katalogu (po kliknutí na tlačítko Vytvořit) automaticky zobrazí modální okno pro vytvoření Volného schvalování. Pole jsou předvyplněna podle parametrů v šabloně schvalovacího pravidla, která je vybrána v šabloně požadavku. Hodnoty je možné libovolně upravit.
Po kliknutí na tlačítko Vytvořit se vyvolá schvalování a požadavek je automaticky ve stavu čeká na schválení, bez možnosti úprav. Po kliknutí na tlačítko Zrušit se formulář pro volné schvalování zavře a zobrazí se draft požadavku z katalogu – bez vytvoření volného schvalování není možné vytvořit ani požadavek z katalogu.
Vyřizování požadavku dále probíhá stejně jako u obyčejného požadavku – po kliknutí na tlačítko pro schválení se zobrazí modální okno s podrobnostmi o schvalování. Jelikož se jedná o volné schvalování, je automaticky nastaveno paralelní způsob schvalování, a uvedení schvalovatelé se tedy mohou k žádosti vyjádřit v libovolném pořadí. Po schválení je stav požadavku automaticky nastaven na přijato nebo přiřazeno (v závislosti na konfiguraci) a je také povolena editace požadavku pro další řešení.
V případě, že schvalování bylo ze strany schvalovatelů zamítnuto, je stav požadavku nastaven na zamítnuté a úprava požadavku je i nadále blokována.
V případě schvalování během řešení požadavku je postup schvalování stejný jako v případě ručně vytvořeného volného schvalování u požadavku. V detailu požadavku je v části Schvalování k dispozici tlačítko Odeslat na schválení. Po kliknutí se zobrazí formulář s předvyplněnou šablonou pravidla volného schvalování, které je nastaveno v šabloně požadavku.
Další postup řešení je podrobně popsán v části Použití volného schvalování v požadavcích.