Skupina pravidel Předdefinované schvalování umožňuje vytvořit pravidlo pro schvalování požadavku předem určenými uživateli v rámci definovaných schvalovacích kroků. Toto schvalování lze využít v šabloně požadavku nebo šabloně pracovního příkazu, a to buď před jejich vyřízením, nebo v jeho průběhu. Schvalovatelem může být konkrétní uživatel, případně skupina, pozice nebo role, která zahrnuje možnost určit jako schvalovatele odpovědnou nebo nadřízenou osobu. Součástí pravidla může být také povinné vyplnění poznámky pro schválení, případně zamítnutí. Způsob schvalování může být sériový nebo paralelní.
Pro tuto skupinu schvalování jsou kromě obecných polí uvedených v části dokumentace Vytvoření pravidla k dispozici další specifická pole formuláře,
- Povinné schválení nadřízeným – při zapnuté možnosti se tento krok stává předřazeným ostatním krokům schvalování a případným zamítnutím tohoto kroku bude zamítnuto celé schvalování
- Opětovné schvalování zamítnutého požadavku – tato možnost je dostupná v případě sériového způsobu schvalování. V praxi to znamená, že ve schvalování bude pro schvalovatele kromě tlačítek „Akceptovat“ a „Zamítnout“ k dispozici také tlačítko „Zamítnout, vrátit k doplnění„. Po kliknutí na toto tlačítko se následně v zamítnutém kroku schvalování zobrazí tlačítko „Doplnit“, které zpřístupní požadavek k editaci. Po uložení se opětovně spustí schvalování.
Po definování tohoto pravidla již není možné jej při jeho použití upravovat (pravidlo lze upravit na adrese v seznamu schvalovacích pravidel). Po vytvoření pravidla ze skupiny Předdefinované schvalování se v záznamu pravidla zobrazí nová záložka Kroky schvalování.
Definování schvalovacích kroků
Prostřednictvím schvalovacích kroků určujete, kdo bude schvalovatelem, kolik schválení je zapotřebí k celkovému schválení nebo zamítnutí, přičemž celé schvalování bude probíhat postupně podle pořadí definovaných kroků.
Pokud je u pravidla nastaven paralelní způsob schvalování, nachází se v úvodu nad seznamem definovaných kroků schvalování možnost určit Postačující počet schválení. Na výběr jsou 2 možnosti:
- Všechny – na schválení je nutné schválit všechny kroky schvalování
- Zadaný počet – na celkové schválení stačí schválit určený počet kroků (po výběru této možnosti je nutné zadat počet kroků)
Krok schvalování vytvoříte kliknutím na tlačítko + při názvu sekce. Po kliknutí se otevře modální okno s formulářem pro vyplnění potřebných údajů,
- Schvalovací pravidlo – v tomto poli je automaticky předvyplněno schvalovací pravidlo, pro které definujete kroky schvalování
- Název – stručná charakteristika kroku schvalovacího pravidla
- Povinný krok – pokud je krok schvalování označen jako povinný, je pro vyhodnocení schvalování nutné vyjádření k tomuto kroku
- Schvalovatel – výběr, kdo bude schvalovatelem daného kroku. Schvalovatelem může být jeden nebo více uživatelů, případně kombinace různých uživatelů, skupin, pozic a rolí – použitím logických spojek „nebo“ a „a zároveň„. V případě, že je schvalovatel zastupován, zastupující uživatel dědí oprávnění pro schvalování a může se vyjádřit ke schvalování místo něj.
- Náhradní schvalovatel – v případě kombinace více typů schvalovatelů (použitím logické spojky „a zároveň“) je nutné zvolit také náhradního schvalovatele z důvodu, kdyby nebyla splněna zvolená kombinace schvalovatelů (např. pokud by při výběru možnosti „Nadřízení zadavatele požadavku“ zadavatel neměl nadřízeného).
Krok schvalování vytvoříte kliknutím na tlačítko Uložit. Kliknutím na tlačítko Zrušit se formulář zavře bez uložení změn. Vytvořený krok schvalování se automaticky po uložení zobrazí v seznamu v záložce Kroky schvalování příslušného pravidla. O počtu kroků informuje také číslo v závorce u názvu záložky. Dvojklikem na řádek příslušného kroku, případně kliknutím na ikonu burger menu (Obrázek) na konci příslušného řádku se zobrazí možnost úpravy vytvořeného kroku.
