Zakázky mohou sloužit k evidenci provedené práce, kterou nechcete fakturovat. Může se jednat například o úkony provedené interně v rámci vaší společnosti nebo o práce související s reklamacemi. Pro doplnění informací je v modulu Zakázky také možné evidovat různé typy prací a paušálů za účelem účtování provedených činností. Více informací najdete v textu Univerzální účtování přes Zakázky.
Vytvoření zakázky
Prvním krokem je zadání zakázky. Veškeré podrobnosti k tomuto tématu najdete v článku Vytvoření zakázky a následně vytvoření účetních položek, do kterých budou plnění zařazována, což je popsáno v následujícím textu.
Vytvoření účetní položky typu Nezaúčtovaná práce a doprava
Nezaúčtované práce a dopravu k zakázce přidáte na záložce Účtování. Pokud se záložka nezobrazuje, zkontrolujte příslušná oprávnění. Oprávnění k přístupu k záložce nastavíte v Uživatelé a skupiny → Uživatelé → konkrétní uživatel → záložka Oprávnění → Zakázky → Přístup k záložkám → Účtování.
Neúčtovanou práci a dopravu přidáváte v sekci Práce a paušály. Chcete-li vytvořit novou položku, klikněte na ikonu +. Pokud chcete přidat položku z ceníku, použijte tlačítko +Z cenníka práce.
Po kliknutí se otevře okno pro výběr položek. Vyberte položku typu Neúčtovaná práca a doprava. Více o tvorbě záznamů v ceníku najdete v textu Ceník prací a paušálů. Tlačítko pro přidávání prací a paušálů z ceníku se zobrazuje pouze pokud máte oprávnění k přístupu k Ceníku prací a paušálů. Oprávnění nastavíte v Uživatelé a skupiny → Uživatelé → konkrétní uživatel → záložka Oprávnění → Ceníky → Ceníky prací a paušálů.
Pro přidání nové položky použijte tlačítko +. Po kliknutí se otevře nové okno. V pravém horním rohu se nacházejí přepínače, pomocí kterých můžete nastavit způsob, jakým se daná položka bude nabízet v propojených formulářích. Jejich význam je podrobněji popsán v textu Univerzální účtování přes Zakázky. Povinné položky ve formuláři jsou označeny symbolem • .
- Druh práce – vyberte Neúčtovaná práce a doprava.
- Název práce – název položky, který se zobrazí v plnění při výběru účetní položky.
- Možnost vybrat
- Ve všech typech plnění – položku bude možné vybrat v nereklamačních i reklamačních plněních
- Jen v nereklamačních plněních – položku bude možné vybrat pouze v nereklamačních plněních
- Jen v reklamačních plněních – položku bude možné vybrat pouze v nereklamačních plněních. Jedná se o plnění, která se nefakturují. Informace k reklamačním plněním najdete v textu Plnění.
- Fakturace – zvolte jak se bude položka fakturovat:
- Ruční – položka bude zařazena do fakturačního procesu po ručním spuštění.
- Automatická – položka se zařadí do fakturačního procesu automaticky k vybranému dni fakturace v měsíci.
- Automatická s potvrzením – položka se zařadí do fakturačního procesu, který se provede automaticky, ale dokončí se po potvrzení uživatele.
- Blokovaná – položka nebude zařazena do fakturačního procesu.
- Permanentní – vyberte zda položka zůstane aktivní i po fakturačním procesu:
- Ano, vícenásobná fakturace – po provedení fakturačního procesu položka zůstává aktivní.
- Ne, jednorázová fakturace – po proběhnutí fakturačního procesu se položka archivuje.
- Poznámka – poznámka k položce. Nezobrazí se na faktuře ani jinde v systému CDESK.
Položku do zakázky přidáte pomocí tlačítka Přidat. Výběrem možnosti Zavřít okno zavřete, aniž byste danou položku přidali.
Neúčtování práce prostřednictvím interních a reklamačních plnění
Další možností, jak na Zakázce evidovat neúčtovanou práci, je pomocí interních a reklamačních plnění. Interní i reklamační plnění můžete přidávat přímo na zakázce v záložce Plnění. Návod, jak přidávat plnění přímo přes zakázku, najdete v textu Evidence zakázek. Do záložky se také přenášejí plnění přidaná prostřednictvím úkolů, požadavků a pracovních příkazů, které mají vazbu na vybranou zakázku. Podrobnosti o přidávání plnění na požadavek najdete ZDE, o přidávání na úkoly ZDE a o přidávání na pracovní příkazy ZDE.
Interní plnění můžete použít k evidenci činností provedených interně v rámci požadavku nebo úkolu vázaného na zakázku. Interní plnění je možné fakturovat, pokud jsou vázána na fakturační plnění. Informace o zadávání interních plnění a jejich podrobnější popis najdete v článku Interní plnění.
Reklamační plnění je určeno k odlišení prací na reklamacích. Reklamačním plněním může být fakturační i interní plnění. Pokud máte reklamační plnění ve formě fakturačního plnění, je třeba mu přiřadit účetní položku typu Neúčtovaná práca a doprava, aby nebylo fakturováno.
Reklamaci můžete vyfakturovat, pokud jí přiřadíte některou z účetních položek, které lze fakturovat (např. práce s hodinovou sazbou, práce za paušální částku atd.). U takové účetní položky musí být povolen výběr u všech typů plnění nebo u reklamačních plnění. Více o nastavení účetní položky pro vyúčtování najdete v textu Univerzální účtování přes Zakázky.
Podrobnější informace o zadávání reklamačních plnění najdete ZDE.
Vynechání plnění a položek zboží při vystavování faktury
Účetní položky typu Neúčtovaná práce a doprava, interní plnění se při vystavování faktury automaticky nezobrazují. (Návod k vystavení faktury najdete v Univerzální účtování přes Zakázky.)
V náhledu faktury můžete ručně odznačit účetní položky, položky zboží a plnění, které nechcete fakturovat. Více informací o úpravách položek ve vystavené faktuře najdete v textu Univerzální účtování přes Zakázky.