Zadaná pravidla určují komu, kdy a za jakých podmínek se má notifikace odeslat.
Vytváření pravidel
Vytvářet a spravovat pravidla odesílání notifikací je možné v části Globální nastavení → Notifikace → Pravidla odesílání. Definování pravidel je dostupné pro moduly Požadavky, Zápůjčky, CMDB a Projektové zakázky. Modul je nutné vybrat v horní části obrazovky.
Po výběru požadovaného modulu je možné přidat do levé části obrazovky všechny potřebné události, ke kterým je nutné pravidlo vytvořit.
Nové pravidlo
Kliknutím na tlačítko + Přidat pravidlo vpravo nahoře se otevře nové okno, kde je možné nastavit pravidlo:
- Událost – výběr z předvolených událostí, pro kterou se má daná notifikace zasílat
- Název pravidla – přednastavený název události s možností přejmenování
- Pořadí provádění – automaticky se nastaví jako poslední, více o určení pořadí v kapitole Priorita a pořadí provádění
Nastavení podmínky pro odesílání notifikací
V této sekci se nastavují podmínky, podle kterých systém určí, zda se má notifikace odeslat. Pokud podmínka není nastavena, notifikace se odešle všem příjemcům při každém uložení záznamu, při kterém nastane notifikovaná událost.
Podmínky se nastavují pomocí tlačítka 
, které funguje jako jednoduchý filtr. Více hodnot vybraných v rámci jednoho parametru se vyhodnocuje pomocí operátoru OR, zatímco jednotlivé parametry nebo atributy filtru se vyhodnocují pomocí operátoru AND. Například při nastavení Stav: V řešení, Čekání na zákazníka; Priorita: Vysoká se notifikace odešle pouze tehdy, pokud je požadavek ve stavu V řešení nebo Čekání na zákazníka a zároveň má prioritu Vysoká.
Šablony notifikací
V této části se mohou zobrazit 3 typy šablon – Řešitelská, Zákaznická a SMS. Novou šablonu je možné přidat kliknutím na tlačítko +.
Příjemci – role
Možnost přidat roli, která má být při splnění daného pravidla notifikována. Pokud je nastaveno více rolí, v horním řádku nastavení je možné zapnout nebo vypnout notifikování pro všechny uvedené role najednou. Pro jednotlivé role je možné nastavit různé typy notifikací podle způsobu jejich doručení:
- E-mail – notifikace doručená elektronickou poštou na určenou e-mailovou adresu
- In-app – notifikace zobrazená přímo v CDESK – ikona zvonečku v záhlaví stránky (
) - Desktop – systémová notifikace zobrazená ve formě vyskakovacího oznámení v rámci desktopového prostředí – desktopové aplikace CDESK Desktop
- Mobile – push notifikace v mobilní aplikaci CDESK Pro
- Kopie – e-mailová notifikace odeslaná příjemci na vědomí. V seznamu příjemců zprávy je uvedeno označení CC, které příjemci signalizuje, že se ho notifikace přímo netýká. Na základě tohoto označení je možné takové zprávy podle potřeby filtrovat pomocí pravidel v e-mailovém klientovi.
)
Příjemci – uživatelé a skupiny
Možnost vybrat notifikované osoby buď jako jednotlivé uživatele, nebo skupiny.
Vlastní kontakty
Pokud je nutné přidat osoby mimo systém CDESK, je možné zadat přímo e-mailovou adresu nebo telefonní číslo.
Kopie na příjemce – Vlastní kontakty
Umožňuje přidat do kopie e-mailové notifikace osoby mimo systém CDESK zadáním jejich e-mailové adresy. Tito příjemci dostanou notifikaci na vědomí.
Po vyplnění potřebných polí je nutné provedené změny Uložit.
Eskalace
Mezi událostmi, které je možné notifikovat, jsou na výběr i události související s eskalací termínů.
V případě, že je pravidlo spojené s eskalací, pod možnostmi výběru šablon notifikace je možné nastavit časové podmínky jejího odeslání. Notifikaci je možné nastavit jako připomínku před uplynutím termínu nebo jako urgenci po jeho uplynutí.
Časový interval je možné zadat v minutách, hodinách nebo dnech. Eskalaci je možné nastavit jako opakovanou aktivací možnosti Opakovat. K dispozici je také možnost Prodlužovat interval, při které se časový interval mezi jednotlivými opakováními postupně prodlužuje na základě násobku zadaného intervalu. Například při nastavení intervalu 1 den se první opakovaná notifikace odešle po 1 dni, další po 2 dnech, následně po 4 dnech atd. Interval se bude postupně prodlužovat až do dosažení nastaveného maximálního časového intervalu. Po jeho dosažení se bude notifikace opakovaně odesílat v tomto maximálním intervalu.
Možnosti Opakovat a Prodlužovat interval jsou dostupné pouze pro typy po termínu a setrvání ve stavu. Připomínka před termínem se odesílá vždy pouze jednou.
Práce s pravidlem
Pravidlo je možné přes hamburgerové menu (
) vpravo na konci řádku Editovat, Duplikovat nebo Smazat.
- Editací se otevře stejné okno jako při vytváření.
- Duplikováním se vytvoří kopie pravidla – zkopíruje se celé nastavení včetně příjemců. Následnou editací je možné upravit pravidlo podle potřeb a uložit ho jako nové pravidlo.
- Smazáním je nežádoucí pravidlo odstraněno.
Priorita a pořadí provádění
Systém zpracovává pravidla v pořadí shora dolů. Jakmile požadavek splní podmínky prvního pravidla v seznamu, systém ho provede a další pravidla pod ním už ignoruje. Proto se doporučuje nejprve řadit specifická pravidla – s vyšším počtem podmínek (např. pravidlo jen pro incidenty s vysokou prioritou pro IT oddělení.) a následně v pořadí nechat obecná pravidla – s nižším počtem podmínek (Pravidlo pro všechny ostatní požadavky bez speciálních podmínek).