Tato kapitola popisuje doporučený postup práce s majetkem od jeho objednání až po zařazení do evidence majetku a následné přiřazení uživatelům. Jedná se o běžný scénář, se kterým se organizace setkávají například při nákupu techniky, jako jsou notebooky, monitory nebo jiná zařízení. Cílem je zajistit přehledný proces, sledovat stav objednávek a pohyb zboží a předejít duplicitní nebo neúplné evidenci.
Evidence majetku je v tomto procesu úzce propojena s moduly Dokumenty a Sklad. Tyto moduly spolu vytvářejí ucelený tok informací od objednávky až po reálné používání zařízení. Tato kapitola se zaměřuje na jejich vzájemné propojení v kontextu doporučeného pracovního postupu. Podrobné informace k jednotlivým modulům jsou uvedeny v samostatných manuálech – Dokumenty a Sklad.
Práce s majetkem začíná vždy vytvořením objednávky v modulu Dokumenty → Evidence objednávek. Objednávka představuje nákup nebo výdej a vzniká ještě před tím, než dojde k fyzickému pohybu zboží. V případě vystavené objednávky organizace objednává zboží, které má být dodáno na sklad. U přijaté objednávky naopak organizace dodává zboží ze skladu odběrateli.
Skladová příjemka nebo výdejka se vždy váže na jednu objednávku, která však může být naplněna postupně více skladovými doklady, například pokud je zboží dodáno po částech. Systém průběžně sleduje, kolik kusů bylo objednáno, kolik kusů bylo reálně přijato nebo vydáno a v jakém stavu se objednávka nachází z hlediska jejího plnění.
V našem příkladu objednáváme 5 notebooků. Klikněte na +Vystavit objednávku a vyplňte základní údaje: Objednávatel, Dodavatel, Měna a Datum vystavení. Aby se objednávatel zobrazoval ve výběru, musí být založena účetní jednotka (Globální nastavení → Účtování).
Na druhé záložce Položky přidejte objednávané položky kliknutím na + jako volně vyplnitelnou položku.
Na dalších záložkách je možné sledovat spárované skladové doklady a dodání objednávky, ukázka je zobrazena v kapitole Zboží na skladu a změna v dodání objednávky.