Pokud máte zájem o používání systému CDESK, je potřeba požádat o přístup prostřednictvím kontaktního formuláře. Po jeho odeslání vám bude vytvořeno testovací prostředí a přihlašovací údaje. Na úvod získáte roli hlavního administrátora, která vám umožňuje plnou správu systému bez omezení.
Po zaregistrování a získání přístupu můžete CDESK používat ihned od začátku nejen ve webovém prostředí, ale i prostřednictvím desktopové a mobilní aplikace. Díky tomu máte k systému přístup kdekoli a kdykoli – ať už z počítače nebo přímo z mobilního zařízení.
Když projdete níže uvedeným článkem a možnostmi, dokážete zajistit spolehlivé poskytování služeb zákazníkům nebo uvnitř společnosti.
Základní moduly dostupné po prvním přihlášení
Po prvním přihlášení se zpřístupní připravené prostředí, se kterým můžete okamžitě pracovat bez nutnosti počáteční konfigurace. K dispozici jsou zejména moduly vhodné pro základní provoz:
- Požadavky – evidence a řešení požadavků (helpdesk, servisní tikety)
- možnost vytvářet nové požadavky (+ Přidat, + Přidat z katalogu)
- přehled v seznamech, filtrování, prioritní zobrazení
- Katalog požadavků – předpřipravené formuláře (dlaždice) pro jednoduché zadávání požadavků
- Konfigurační databáze (CMDB) – evidence zařízení a služeb
- Plnění – evidence vykonané práce
- Uživatelé a skupiny – správa uživatelů a jejich oprávnění
Úvodní přednastavené prostředí obsahuje dva pokročilé moduly – Požadavky a Plnění – což odpovídá licenci Economy. Modul Konfigurační databáze (CMDB) je zpoplatněn samostatně a při přechodu do ostrého provozu vám bude účtován až tehdy, když v něm budou uloženy nějaké položky.
Po přihlášení vidíte:
- hlavní menu s dostupnými moduly
- pracovní plochu (dashboard) s přehledem
- seznamy záznamů (např. požadavků)
- možnost okamžitě vytvářet nové záznamy
Používání jednotlivých částí systému je podrobně rozpracováno v samostatných kapitolách podle platformy (webový prohlížeč, desktopová aplikace, mobilní aplikace). Pro základní orientaci je k dispozici i samostatná část dokumentace věnovaná úvodu do webového rozhraní.
Doporučené první kroky
Pro efektivní využívání systému doporučujeme po prvním přihlášení vytvořit uživatelské účty pro kolegy a nastavit jim příslušné role a oprávnění. Postup je popsán v částech Vytvoření prvních záznamů a Vytvoření uživatele.
Zároveň doporučujeme přizpůsobit prostředí vaší organizaci, například:
- nahrát logo společnosti,
- nastavit barevnost,
- nastavit e-mailové podpisy,
- upravit základní systémová nastavení.
Tato nastavení zajistí jednotnou komunikaci a vizuální identitu při práci se systémem.
Součástí prostředí je i předkonfigurovaná e-mailová komunikace. Systém má nastavenu výchozí e-mailovou adresu a způsob odesílání zpráv. V případě potřeby je možné nastavení rozšířit o další e-mailové účty nebo upravit způsob odesílání podle vlastních požadavků, přičemž podrobný postup je uveden v technické dokumentaci.
Import dat z jiného systému
Uživatel má aktuálně možnost samostatně importovat vybrané typy dat, konkrétně:
- Společnosti,
- Kontakty,
- Položky do CMDB.
Aktivně pracujeme na rozšíření této funkcionality i o import požadavků a plnění přímo uživatelem.
Pokud přecházíte z jiného systému a potřebujete importovat další data, například požadavky nebo historické záznamy, tento typ importu aktuálně zajišťuje oddělení podpory a jde o zpoplatněnou službu.
Přehled toho, co jste získali nakonfigurováním CDESK podle výše uvedeného článku
Po nakonfigurování CDESK podle výše uvedeného článku máte k dispozici moduly, které pokrývají evidenci a řešení požadavků. Níže uvádíme stručný přehled jejich hlavních přínosů.
- Požadavky (helpdesk, servisní tikety) – všechny požadavky jsou evidovány na jednom místě, takže se nic neztratí a každý má jasný stav řešení (od zadání po uzavření). Nové požadavky je možné přidávat přes + Přidat, + Přidat z katalogu, což zrychluje zadávání a snižuje chybovost. Přehled v seznamech spolu s filtrováním a prioritním zobrazením umožňuje rychle najít relevantní tikety a věnovat se nejprve těm nejdůležitějším – uživatel tak má neustálý přehled o pracovním zatížení a termínech.
- Katalog požadavků (předpřipravené dlaždice) – uživatel nemusí vědět, jak požadavek přesně zformulovat – stačí kliknout na příslušnou dlaždici a vyplnit předpřipravený formulář. Zadávání se tím výrazně zjednodušuje a zrychluje, data přicházejí ve standardizované a kompletní podobě (méně zpětných dotazů na upřesnění) a celý proces je konzistentní napříč firmou.
- Plnění (evidence vykonané práce) – každý úkon a odpracovaný čas je zaznamenán, takže je transparentní, co se u požadavku vykonalo. Záznamy slouží jako podklad pro vykazování práce, fakturaci a reporting a zároveň poskytují přehled o produktivitě a vytíženosti řešitelů.
- Konfigurační databáze (CMDB) – poskytuje ucelený přehled o zařízeních a službách v organizaci. Jelikož požadavky je možné navázat na konkrétní zařízení nebo službu, řešitel má k dispozici potřebný kontext – typ zařízení, jeho historii i související tikety – bez nutnosti dodatečného dohledávání. Tím se zkracuje čas řešení a usnadňuje plánování údržby a obnovy techniky.