Schvalování nabídek v systému CDESK je založeno na principu přijímání jednotlivých položek, které nabídka obsahuje. V současné době se výzva k přijetí zasílá e-mailem. Tématu nabídek obecně, postupu při jejich vytváření a práci s nimi se podrobněji věnujeme v části dokumentace XX.
Schvalování nabídek může probíhat dvěma způsoby – v závislosti na nastavení možnosti Způsob přijetí v globálních nastaveních systému (v části Globální nastavení → Nabídky). Na výběr jsou 2 možnosti:
- Jednoúrovňové přijetí – v tomto případě je nabídka po vytvoření (a vlastní kontrole) automaticky odeslána na schválení zákazníkovi
- Dvouúrovňové přijetí – v tomto případě je po vytvoření nutná verifikace (například nadřízeným), po verifikaci je nabídka zpřístupněna zákazníkovi na schválení. Nabídka ve stavu na verifikaci není pro zákazníka viditelná.
Ověření nabídky
Při použití dvouúrovňové akceptace je možné odeslat připravenou nabídku k ověření – ruční změnou stavu nabídky na K ověření a uložením záznamu, využitím plovoucího tlačítka pro automatickou změnu stavu na pravé straně obrazovky nebo tlačítkem na konci záznamu.
Výchozí nastavení systému odesílá oznámení o změně stavu nabídky k ověření nadřízenému vedoucímu řešiteli, vedoucímu řešiteli a přiřazenému operátorovi Společnosti, pro kterou je nabídka vystavena. Položky lze ověřit jednotlivě nebo hromadně pomocí tlačítka nad seznamem položek ve sloupci Stav.
Během ověřování je možné nabídku a její položky libovolně upravovat. V případě úpravy nabídky je uživatel po uložení záznamu vyzván k zadání důvodu revize. Důvod se zadává v modálním okně, které se zobrazí po uložení změn. Uživatel má možnost tyto změny uložit do aktuální nabídky nebo vytvořit novou verzi nabídky (všechny verze nabídky jsou dostupné na záložce Verze v detailu nabídky).
Po ověření nabídky je možné ji odeslat zákazníkovi k přijetí. Nabídka, u které jsou ověřeny (schváleny) všechny položky, má automaticky nastavený stav ověřená (po uložení záznamu). K přijetí může být odeslána pouze ověřená nabídka.
Přijetí nabídky
Akceptaci nabídky provádí zákazník, pro kterého byla nabídka vypracována. Nabídku lze odeslat k akceptaci v případě jednoúrovňové i dvouúrovňové akceptace. Odeslání nabídky k akceptaci lze provést ruční změnou stavu nabídky a uložením záznamu, využitím plovoucího tlačítka pro automatickou změnu stavu na boku nebo tlačítkem na konci záznamu.
Po odeslání nabídky k přijetí je tato nabídka viditelná pro zákazníka. Výchozí nastavení systému odesílá oznámení o změně stavu nabídky na přijetí vybranému kontaktu Společnosti (v detailu nabídky) a přiřazenému operátorovi Společnosti, pro kterou je nabídka vystavena. Zákazník může jednotlivé položky přijmout nebo odmítnout. Vyjádření nastaví v detailu nabídky, v sekci Položky – sloupec Stav. Změny se projeví po uložení nabídky. V případě, že jsou přijaty pouze některé z položek, je na nabídce automaticky nastaven stav Částečně akceptována.
V případě přijetí všech položek se stav nabídky automaticky nastaví na Akceptována. Zákazník může své rozhodnutí změnit do okamžiku, kdy není nabídka označena jako Vybavená nebo Zrušena – po změně na jeden z těchto stavů již není možné nabídku dále upravovat.