Z důvodu udržitelnosti a konzistence znalostní báze je přidávání článků rozděleno do dvou fází:
- Přidání návrhu – mohou provádět všichni uživatelé s oprávněním k vytváření článků
- Přidání článku – mohou provádět pouze správci prostoru, a to buď přímým přidáním článku, nebo schválením vytvořeného návrhu
V této části dokumentace se podrobně zabýváme vytvářením článků z návrhů a další prací s těmito záznamy.
Vytvoření článku
Článek lze vytvořit ze dvou různých míst:
- Znalostní báze – ze seznamu prostorů nebo ze seznamu kategorií kliknutím na tlačítko + Přidat a výběrem Přidat článek, nebo ze seznamu článků přímo tlačítkem + Přidat článek.
- Požadavek – z detailu požadavku libovolného typu, kliknutím na tlačítko Akce a výběrem Přidat do znalostní báze. Při tomto postupu se v článku předvyplní název článku podle názvu požadavku a text článku podle popisu požadavku a jeho řešení, které je možné před odesláním článku upravit.
Formulář obsahuje následující pole:
- Prostor – vyberte prostor, do kterého bude záznam zařazen. Pokud záznam zadáváte prostřednictvím seznamu kategorií pod konkrétním prostorem nebo prostřednictvím kategorie pod prostorem, bude daný prostor v poli předvyplněn. Kliknutím do pole můžete toto nastavení změnit.
- Kategorie – vyberte kategorii, do které bude záznam zařazen. Pokud záznam zadáváte přes kategorii pod prostorem, bude daná kategorie v poli předvyplněna. Kliknutím do pole můžete toto nastavení změnit.
- Název článku – stručná a výstižná charakteristika článku.
- Znění článku – obsah článku.
- Typ – pole pro výběr typu se zobrazuje pouze při vytváření záznamu ze seznamu kategorií pod prostorem nebo pod kategorií. Ve výběru se nacházejí typy definované v části Globální nastavení → Znalostní báze.
- Viditelnost – tato možnost se zobrazuje pouze při vytváření záznamu přes kategorii. Slouží k nastavení přístupu k záznamu.
- Veřejná – záznam bude zpřístupněn i osobám, které nemají přístup do CDESK.
- Interní – záznam bude přístupný pouze uživatelům s přístupem do CDESK, kteří mají nastaveno oprávnění pro přístup ke kategorii. Oprávnění nastavíte v části Uživatelé a skupiny → detail uživatele → záložka Oprávnění → Znalostní báze → Kategorie.
- Klíčová slova – tato možnost se zobrazuje pouze při vytváření záznamu ze seznamu kategorií pod prostory a při vytváření záznamu pod vybranou kategorií. Klíčová slova slouží k identifikaci článku. Podle klíčových slov můžete záznam vyhledat ve fulltextovém vyhledávání.
- Evidence komentářů – tato možnost se zobrazuje pouze při vytváření záznamu ze seznamu kategorií pod prostorem a při vytváření záznamu pod vybranou kategorií. Pokud je přepínač v poloze zapnuto
, bude možné po uložení návrhu jako článku pod ním přidávat komentáře.
, bude možné po uložení návrhu jako článku pod ním přidávat komentáře.Článek se vytvoří po kliknutí na tlačítko Uložit článek. Tlačítko je přístupné pouze osobám odpovědným za vybraný prostor a správci aplikace za předpokladu, že jsou ve formuláři článku vyplněna všechna pole, s výjimkou klíčových slov, která jsou nepovinná, avšak doporučená.
Uložení návrhu jako článek
Existují dva různé způsoby, jak uložit návrh jako článek:
- Návrh můžete uložit jako článek přímo při jeho vytváření, pokud k tomu máte oprávnění.
- Ze seznamu návrhů, kde daný návrh vyhledáte a otevřete.
V obou případech je nutné, aby návrh obsahoval vyplněná pole Kategorie a Typ. Po jejich vyplnění se v pravém dolním rohu záznamu zpřístupní tlačítko Uložit článek. Po kliknutí se záznam zařadí jako článek do vybrané sekce a kategorie.
Přidání komentáře k článku
Po uložení lze článek upravovat, mazat a přidávat k němu komentáře. K článku se dostanete přes konkrétní Prostor a následným výběrem kategorie v rámci tohoto Prostoru. Po otevření kategorie se zobrazí seznam článků v dané kategorii. Článek můžete vyhledat také přímo pomocí fulltextového vyhledávání.
Každý článek má pro lepší identifikaci přiřazeny atributy typu článku a klíčová slova. Článek otevřete kliknutím na jeho název. Pole pro zadávání komentářů se nachází pod obsahem článku. Do komentářů můžete například psát připomínky k článku.
Komentář uložíte kliknutím na tlačítko Přidat komentář. Kliknutím na tlačítko Zrušit se detail článku zavře, aniž by byly provedené změny uloženy.
Úprava a smazání článku
Článek odstraníte pomocí tlačítka Smazat v pravém dolním rohu. Po kliknutí se otevře okno s upozorněním, že článek bude smazán. Pro odstranění klikněte na možnost Smazat. Výběrem možnosti Zrušit se okno zavře a článek nebude smazán.
Vyhledávání v návrzích
Pro efektivní vyhledávání zadáním požadovaného výrazu můžete použít pole Vyhledávání umístěné v seznamu prostorů znalostní báze. Toto, tzv. fulltextové vyhledávání, vyhledává ve sloupcích:
- Název článku
- Klíčová slova
- Kategorie
Pokud potřebujete vyhledávat návrhy podle více kritérií, můžete k tomu využít pokročilý vyhledávací filtr, který aktivujete kliknutím na tlačítko + vedle pole Vyhledávání. V tomto filtru můžete určit konkrétní podmínky vyhledávání nad sloupci:
- Libovolný sloupec
- Kategorie
- Název
- Prostor
- Stav
- Typ
- Vytvořené
- Vytvořil
- Změněné
- Změnil
- Znění článku
Podle typu sloupce si můžete vybrat podmínky typu „obsahuje“ nebo „neobsahuje“ hledaný výraz či jeho část, v případě číselníků vyberete jednu z nabízených hodnot. Podmínky vyhledávání můžete libovolně propojovat a rozšiřovat použitím logických spojek AND (a zároveň) a OR (nebo). Často používané nebo jinak specifické podmínky filtrování si můžete uložit pod názvem podle vašeho výběru a při dalším použití budou k dispozici jedním kliknutím nad seznamem.
Více informací o efektivní práci s filtry v CDESK najdete v článcích Vyhledávání a pokročilé filtry.