Pro udržitelnost a konzistenci znalostní báze je přidávání článků rozděleno do dvou fází:
- Přidání návrhu – mohou provádět všichni uživatelé s oprávněním vytvářet články
- Přidání článku – mohou provádět pouze správci prostoru, a to buď přímo přidáním článku, nebo autorizováním vytvořeného návrhu
V této části dokumentace se podrobně věnujeme vytváření návrhů a další práci s těmito záznamy.
Vytvoření návrhu
Návrh do znalostní báze můžete přidat různými způsoby:
- Ze seznamu prostorů – v pravém horním rohu se nachází tlačítko Přidat. Po kliknutí se otevře výběr + Přidat Prostor a + Přidat Článek. Vyberte možnost + Přidat Článek.
- Ze seznamu kategorií pod prostorem – otevřete prostor, čímž se dostanete do seznamu kategorií pod prostorem. V pravém horním rohu se nachází tlačítko Přidat. Po kliknutí se otevře výběr + Přidat Kategorii a + Přidat Článek. Vyberte možnost + Přidat Článek.
- Přes kategorii – Otevřete prostor, čímž se dostanete do seznamu kategorií pod prostorem. Následně otevřete konkrétní kategorii a v pravém horním rohu klikněte na možnost + Přidat Článek.
Tlačítko pro přidávání návrhu a článku se zobrazuje pouze uživatelům s oprávněním vytvářet nové záznamy. Oprávnění nastavíte v části Uživatelé a skupiny → detail uživatele → záložka Oprávnění → Znalostní báze → Záznamy.
Po kliknutí na tlačítko + Přidat Článek se otevře formulář pro zadání nového záznamu. Povinné položky jsou označeny symbolem • u názvu.
Formulář obsahuje následující pole:
- Prostor – vyberte prostor, pod který bude záznam zařazen. Pokud záznam zadáváte přes seznam kategorií pod konkrétním prostorem nebo přes kategorii pod prostorem, daný prostor bude v poli předvyplněn. Kliknutím do pole můžete toto nastavení změnit.
- Kategorie – vyberte kategorii, pod kterou bude záznam zařazen. Pokud záznam zadáváte přes kategorii pod prostorem, daná kategorie bude v poli předvyplněna. Kliknutím do pole můžete toto nastavení změnit.
- Název článku – stručná a výstižná charakteristika článku.
- Znění článku – obsah článku.
- Typ – pole pro výběr typu se zobrazuje pouze při vytváření záznamu ze seznamu kategorií pod prostorem nebo pod kategorií. Ve výběru se nachází typy definované v části Globální nastavení → Znalostní báze.
- Viditelnost – tato možnost se zobrazuje pouze při tvorbě záznamu přes kategorii. Slouží k nastavení přístupu k záznamu.
- Veřejná – záznam bude zpřístupněn i pro osoby, které nemají přístup do CDESK.
- Interní – záznam bude přístupný pouze pro uživatele s přístupem do CDESK a kteří mají také nastavené oprávnění pro přístup ke kategorii. Oprávnění nastavíte v části Uživatelé a skupiny → detail uživatele → záložka Oprávnění → Znalostní báze → Kategorie.
- Klíčová slova – tato možnost se zobrazuje pouze při tvorbě záznamu ze seznamu kategorií pod prostorem a při tvorbě záznamu pod vybranou kategorií. Klíčová slova slouží k identifikaci článku. Podle klíčových slov můžete záznam vyhledat ve fulltextovém vyhledávání.
- Evidence komentářů – tato možnost se zobrazuje pouze při tvorbě záznamu ze seznamu kategorií pod prostorem a při tvorbě záznamu pod vybranou kategorií. Pokud je přepínač v poloze zapnuto
, po uložení návrhu jako článku bude možné pod něj přidávat komentáře. Postupu k uložení návrhu jako článku se věnujeme v části dokumentace Články.
, po uložení návrhu jako článku bude možné pod něj přidávat komentáře. Postupu k uložení návrhu jako článku se věnujeme v části dokumentace Tlačítko Uložit článek v tomto okně je přístupné pouze osobám odpovědným za zvolený prostor a správci aplikace za předpokladu, že jsou ve formuláři článku vyplněna všechna pole, s výjimkou klíčových slov, která jsou nepovinná, avšak doporučená.
Editace návrhu
Pro editaci návrhu klikněte na kontextové menu a vyberte možnost Editovat. Po kliknutí se otevře formulář jako při zadávání návrhu. Editovat můžete všechna pole.
Editovat návrh může pouze uživatel s oprávněním pro editaci záznamů. Pokud uživatel toto oprávnění nemá, tlačítko pro editaci se nebude zobrazovat. Oprávnění nastavíte v části Uživatelé a skupiny → detail uživatele → záložka Oprávnění → Znalostní báze → Záznamy.
Uložení návrhu jako článek
Existují dva různé způsoby uložení návrhu jako článku:
- Návrh přímo při jeho vytváření uložíte jako článek, pokud k tomu máte oprávnění.
- Ze seznamu návrhů, kde daný návrh vyhledáte a otevřete.
V obou případech je nutné, aby návrh měl vyplněna pole Kategorie a Typ. Po jejich vyplnění se v pravém dolním rohu záznamu zpřístupní tlačítko Uložit článek. Po kliknutí se záznam zařadí jako článek pod vybraný prostor a kategorii.
Seznam návrhů v znalostní bázi
Pro otevření seznamu návrhů v znalostní bázi otevřete modul Znalostní báze. Následně budete přesměrováni do seznamu Prostorů, ke kterým máte přístup. Pro zobrazení návrhů klikněte na tlačítko Návrhy v znalostní bázi, které se nachází v pravém horním rohu okna.
Po kliknutí se zobrazí seznam se všemi návrhy, ke kterým máte přístup.
V pravém horním rohu se nachází tlačítko + Přidat Článek, které slouží k přidávání článků. Pod ním se nachází fulltextové vyhledávání. Tématu vyhledávání v seznamu návrhů se podrobně věnujeme v části Vyhledávání v seznamu návrhů.
Vyhledávání v návrzích
Pro efektivní vyhledávání zadáním požadovaného výrazu můžete použít pole Vyhledávání umístěné nad seznamem návrhů. Toto, tzv. fulltextové vyhledávání, vyhledává ve sloupcích:
- Číslo
- Název
- Znění článku
- Prostor
- Kategorie
Pokud potřebujete vyhledat návrhy podle více kritérií, slouží k tomu pokročilý vyhledávací filtr, který aplikujete kliknutím na tlačítko + vedle pole Vyhledávání. V tomto filtru můžete určit konkrétní podmínky vyhledávání nad sloupci:
- Libovolný sloupec
- Kategorie
- Název
- Prostor
- Stav
- Typ
- Vytvořeno
- Vytvořil
- Změněno
- Změnil
- Znění článku
Podle typu sloupce máte na výběr podmínky typu „obsahuje“ nebo „neobsahuje“ hledaný výraz nebo jeho část, v případě číselníků vyberete jednu z nabízených hodnot. Podmínky vyhledávání můžete libovolně propojovat a rozšiřovat použitím logických spojek AND (a současně) a OR (nebo). Často využívané nebo jinak specifické podmínky filtrování si můžete uložit s vámi zvoleným názvem a při dalším použití budou dostupné na jedno kliknutí nad seznam pravidel schvalování.
Více informací o efektivní práci s filtry v CDESK se dočtete v textu Vyhledávání a pokročilé filtry.