Před samotným používáním systému CDESK doporučujeme věnovat pozornost základním nastavením prostředí. Správně nakonfigurované prostředí zjednodušuje každodenní práci, zpřehledňuje zobrazené údaje a umožňuje přizpůsobit systém procesům vaší organizace. V této kapitole najdete stručný přehled nastavení uživatelského profilu, možnosti přizpůsobení a filtrování seznamů, globální nastavení systému a doporučení pro úvodní konfiguraci modulu Požadavky. Jednotlivé oblasti jsou podrobněji popsány v příslušných částech dokumentace.
Nastavení profilu
V rámci sekce Můj profil má uživatel možnost spravovat své osobní a pracovní údaje, jako jsou kontaktní informace, notifikační preference či podpis do komunikace. Nastavení zahrnují i možnost přizpůsobení prostředí – změnou jazyka nebo globálních nastavení systému. Tyto možnosti se zpřístupní po kliknutí na avatar (profilový obrázek) nebo jméno uživatele v pravém rohu horní lišty systému.
Po kliknutí na možnost Můj profil se zobrazí formulář, který je členěn do několika samostatných sekcí. Úvodní kartou jsou Obecná nastavení. V této části je možné nastavit:
- Informace o uživateli – správa základních údajů, jako jsou avatar, jméno, heslo, kontaktní e-mail, telefonní číslo a další.
- Výchozí nastavení – určují způsob zobrazování údajů, výchozí chování formulářů a zobrazení vybraných informací v rozhraní systému.
- Nastavení pro odesílatele e-mailových notifikací – určení konkrétního odesílatele e-mailových notifikací a přizpůsobení názvu odesílatele v diskusních příspěvcích.
- Dvoufaktorová autentizace – konfigurace dvoufaktorové autentizace. Doporučujeme, aby se uživatelé v daném prostředí přihlašovali přes Office 365 Entra ID, čímž se všem snadno zpřístupní vícefaktorová autentizace.
- Zapamatovaná zařízení – seznam evidovaných zařízení s možností smazání.
- Přihlášení pomocí QR kódu – vygenerování QR kódu s platností 60 sekund, který je možné naskenovat pomocí aplikace CDESK Pro pro jednoduché přihlášení.
- Nastavení podpisů do diskuse k požadavkům a pro tiskové sestavy – sekce pro konfiguraci podpisů s možností určení primárního podpisu do notifikací.
Karta Notifikace umožňuje nastavení notifikací uživatele podle jednotlivých modulů.
Karta Ke stažení je úložištěm, kde je možné nahrát a stáhnout soubory související s profilem.
Karta Privátní šablony slouží pro tvorbu šablon textů do plnění.
Nastavení zobrazení seznamů
Seznamy slouží pro tvorbu, editaci a ostatní možnosti správy záznamů v rámci jednotlivých modulů. Nabídka akcí nad seznamem se liší v závislosti na modulu. Obecně jsou k dispozici následující funkce:
- Jednoduchý filtr
- Rozšířený filtr
- Uložení filtru
- Přednastavení filtrace
- Výběr sloupců do seznamu
- Řazení záznamů ve sloupci
- Hromadné úpravy
Možnosti přizpůsobení seznamu jsou v následujících podkapitolách demonstrovány na příkladu seznamu požadavků.
Jednoduchý filtr
Jednoduchý filtr slouží k rychlému vyhledávání v seznamu podle jednoho zadaného výrazu. Pokud jednoduchý filtr není zapnutý, klikněte na ikonu filtrování 
, která se nachází nad seznamem. Když je jednoduchý filtr aktivní, vedle pole pro vyhledávání se zobrazí ikona 
umožňující přidání podmínek filtrování.
Po kliknutí na podmínku se zobrazí pole pro další konfiguraci dané podmínky. Například kliknutím na podmínku Stav se zobrazí seznam všech stavů. Aby byla podmínka použita, klikněte na tlačítko Použít, které se nachází v pravém dolním rohu.
Když je podmínka aktivní, zobrazí se nad seznamem. Přidání další podmínky je možné opětovným kliknutím na ikonu . Skupina podmínek je v jednoduchém filtru vždy vázána operátorem AND, čili a zároveň.
Filtrování přes názvy sloupců v seznamu
S příchodem jednoduchého filtru byla ve vybraných modulech přidána možnost filtrovat výsledky v seznamu na základě názvu sloupce. Pro použití této funkce není nutné zapínat jednoduchý ani pokročilý filtr.
Vedle názvu sloupců se zobrazuje malá ikona filtru 
. Po kliknutí se zobrazí okno pro nastavení podmínek jako u jednoduchého filtru. Podmínka se aktivuje kliknutím na tlačítko Použít, které se nachází v pravém dolním rohu okna. Takový způsob filtrování je možný pouze u těch sloupců, které se nacházejí v jednoduchém filtru.
Rozšířený filtr
Tam, kde už jednoduché vyhledávání nestačí, poslouží rozšířený filtr. Umožňuje hledat podle více parametrů a vytvářet složitější podmínky – navíc zpřístupňuje i parametry, které v jednoduchém filtru nejsou, a jednotlivé podmínky je možné seskupovat do závorek. Rozšířený filtr aplikujete kliknutím na tlačítko vedle pole Vyhledávání.
Podle typu sloupce máte na výběr podmínky typu „obsahuje“ nebo „neobsahuje“ hledaný výraz nebo jeho část, v případě číselníků vyberete jednu z nabízených hodnot. Podmínky vyhledávání můžete libovolně propojovat a rozšiřovat použitím logických spojek AND (a zároveň) a OR (nebo). Často využívané nebo jinak specifické podmínky filtrování si můžete uložit s vámi zvoleným názvem a při dalším použití budou dostupné na jedno kliknutí nad seznamem šablon požadavků.
Více informací o efektivní práci s filtry v CDESK se dočtete v textu Vyhledávání a pokročilé filtry.
Uložení filtru
Součástí možností filtrování je i uložení vytvořeného filtru. Po uložení se filtr zpřístupní jako tlačítko nad seznamem a je dostupný k použití jedním kliknutím.
Filtr je potřeba nejprve vytvořit. Následně v kontextovém menu nad seznamem zvolte možnost 
Nový filtr. Po kliknutí se zobrazí modální okno, ve kterém zadáte název filtru a volitelně zvolíte jeho barvu. Při označení možnosti Zobrazovat počty záznamů se u názvu filtru zobrazí aktuální počet záznamů vyhovujících podmínkám uloženého filtru.
Uložené filtry se zobrazují nad seznamem a aplikují se kliknutím na příslušné tlačítko filtru.
Pokud máte uloženo více filtrů, můžete si nastavit výchozí filtr. Ten vyberete v kontextovém menu nad seznamem kliknutím na možnost Výchozí filtr a následným výběrem požadovaného filtru.
Přednastavení filtrace
V rámci globálních nastavení pro Výchozí nastavení seznamu je možné přednastavit zobrazení seznamu, čímž určíte, jaké sloupce a v jakém pořadí se budou ve výchozím stavu zobrazovat podle typu přihlášeného uživatele – je možné nastavit odlišné zobrazení pro řešitele a pro ostatní účty, například zákaznické. Tato možnost se nachází ve vybraných modulech v sekci Globální nastavení → Základní nastavení.
Pro nastavení zobrazení klikněte na tlačítko ozubeného kolečka v příslušném poli, pro které chcete zobrazení nastavit (operátoři a řešitelé nebo ostatní účty). Pomocí ikony ozubeného kolečka 
, v posledním sloupci tabulky se seznamem, si můžete přizpůsobit zobrazení sloupců tak, že si vyberete, které sloupce se budou v seznamu nacházet, a také můžete určit jejich pořadí.
Zobrazení záznamů můžete omezit pomocí pokročilého vyhledávacího filtru. Ten otevřete kliknutím na tlačítko + vedle pole Vyhledávání. Po nastavení podmínek se filtr automaticky aplikuje na zobrazený seznam požadavků. Pro jeho korektní použití je potřeba potvrdit nastavení tlačítkem Hledat.
V případě nastavení seznamu pro ostatní účty je možnost povolit uživatelům měnit uspořádání sloupců – přepnutím přepínače do stavu zapnuto v příslušném nastavení.
Výběr sloupců do seznamu
Pomocí ikony v posledním sloupci tabulky je možné přizpůsobit zobrazení sloupců – vybrat zobrazované sloupce a určit jejich pořadí.
Ve vybraných modulech je možné sloupce slučovat do dvojic, čímž se zobrazí více informací v rámci jednoho sloupce. Pro sloučení klikněte na ikonu 
u řádku se sloupci. Sloučení zrušíte kliknutím na tlačítko 
.
Zvolené sloupce je možné uložit jako seznam a následně mezi jednotlivými seznamy přepínat. Pro uložení klikněte na tlačítko 
, zadejte název seznamu a potvrďte uložení kliknutím na tlačítko 
. Uložený seznam se následně zobrazí v seznamu.
Výběr sloupců (včetně jejich pořadí) potvrďte kliknutím na tlačítko Uložit v příslušném okně pro výběr sloupců tabulky. Šířku jednotlivých sloupců v seznamu je možné upravit potažením okraje sloupce vpravo nebo vlevo podle požadované šířky.
Řazení ve sloupci
Podle zobrazených sloupců můžete záznamy v seznamu i seřadit. Kliknutím na ikonu 
u názvu vybraného sloupce se aplikuje vzestupné nebo sestupné řazení. Opětovným kliknutím změníte směr řazení.
Hromadné úpravy
v hlavičce seznamu. Následně se v každém řádku se záznamem zobrazí ikona 
pro označení daného záznamu. U požadavků je možné i slučování záznamů.
Po výběru záznamů máte 2 možnosti,
- Editovat záznamy – hromadná editace umožňuje upravit vybrané údaje na více požadavcích současně. Upravit je možné například údaje termín splnění, řešitel, priorita, stav, dopad, řešení a jiné. Pro úpravu je potřeba nejprve označit požadované pole. Po jeho označení se zpřístupní možnost zadání nové hodnoty. Změny aplikujete kliknutím na tlačítko Uložit.
- Sloučit záznamy – sloučením se označené požadavky spojí do jednoho. Při sloučení zvolíte hlavní požadavek a určíte, které údaje se mají přenést (popis, přílohy, diskuse). Po sloučení zůstává v seznamu pouze hlavní požadavek, ostatní požadavky se ze seznamu odstraní. Sloučený požadavek je v seznamu označen příznakem
.
.
Podrobnější informace o práci se seznamy najdete v dokumentaci pro jednotlivé seznamy, například Seznam požadavků, Seznam úkolů, Seznam plnění.
Globální nastavení systému
Globální nastavení umožňují přizpůsobit chování systému CDESK a jeho modulů. Definují dostupnost funkcí, způsob zobrazování údajů, předvyplněné hodnoty a omezení při práci se záznamy. Nastavení jednotlivých parametrů ovlivňuje rozsah dostupných polí, viditelnost údajů a celkový způsob práce uživatelů se systémem.
Podrobná nastavení jednotlivých modulů jsou v dokumentaci popsána samostatně. V rámci každého modulu se nachází sekce Nastavení, ve které jsou všechny dostupné možnosti konfigurace vysvětleny detailně.
V případě, že s CDESK ještě nemáte dostatečné zkušenosti, doporučujeme konzultovat nastavení s nejbližším partnerem nebo kontaktovat technickou podporu.
Nastavení požadavků - stavy, typy a oblasti služeb
Tato kapitola se věnuje konfiguraci modulu Požadavky, který je možné přizpůsobit podle procesů vaší společnosti. Před samotným používáním doporučujeme věnovat pozornost zejména nastavení číselníků, jako jsou stavy požadavků, typy požadavků a oblasti služeb.
Typy požadavků je vhodné nastavit v souladu s ITSM procesy (např. Incident, Service management, Change management a podobně), aby bylo možné požadavky správně kategorizovat a řídit. Stavy požadavků jsou flexibilní a umožňují pokrýt různé workflow – od jednoduchého řešení požadavků až po řízení komplexních procesů.
Doporučujeme postupovat koncepčně – nejprve definovat typy a stavy požadavků a až následně nastavovat oblasti služeb, které navazují na celkovou strukturu služeb v organizaci. Podrobné informace k nastavení najdete v částech dokumentace Stavy požadavku a Typy, kategorie a oblasti služeb.
V případě, že si nejste jisti správným nastavením nebo nemáte zkušenosti s konfigurací, doporučujeme kontaktovat technickou podporu a objednat si konzultaci.