Přístup k projektům určují dvě věci: oprávnění uživatele ve stromu oprávnění a jeho role v konkrétním projektu. Podrobnější popis práce s oprávněními je k dispozici v části dokumentace Uživatelé a skupiny → Oprávnění.
Oprávnění ve stromu oprávnění
Oprávnění k projektům se nacházejí ve stromu oprávnění v uzlu Projekty. Tabulka uvádí také výchozí nastavení systémových skupin.
| Oprávnění | Co řídí | Výchozí nastavení |
|---|---|---|
| Projekty | Přístup k modulu a zobrazení položek v nabídce. | Administrátoři, operátoři, Řešitelé |
| Záznamy | Přístup k vytvořeným projektům, jejich úprava, vytváření a mazání. | Administrátoři, operátoři, Řešitelé – vše, zákazníci a EasyClick – pouze pro čtení |
| Přístup k cizím | Přístup k projektům, ve kterých uživatel nemá žádnou roli, a jejich úprava. | Administrátoři, operátoři, řešitelé – přístup a úpravy, zákazníci a EasyClick – pouze přístup |
| Přístup k interním projektům | Přístup k projektům označeným jako interní. | Administrátoři |
| Přístup k polím → Interní projekt | Zobrazení a změna příznaku Interní projekt. | Administrátoři |
| Přístup k polím → Procento dokončení | Zobrazení a změna pole Procento dokončení. | Administrátoři, operátoři, řešitelé |
| Přístup k polím → Procento hotovo – tlačítko Obnovit | Obnovení procenta dokončení na automatický výpočet. | Administrátoři, operátoři, řešitelé |
| Přístup k polím → Vlastní kódy projektů | Zobrazení a úprava vlastního kódu projektu. | Administrátoři – vše, operátoři a Řešitelé – pouze přístup |
| Přístup k polím → Sledující | Zobrazení a změna pole Sledující. | Správci – vše, operátoři a Řešitelé – pouze přístup |
| Přístup k polím → Volně definované tagy | Zobrazení, přiřazení a vytváření značek. | Správci – vše, operátoři a zákazníci – pouze přístup |
| Přístup k polím → Režim plánování | Změna režimu plánování projektu. | Administrátoři, operátoři, řešitelé |
| Přístup k záložkám | Samostatně pro každou záložku s podrobnostmi o projektu (Projektový deník, Ekonomický přehled, Projektové zakázky, Objednávky, Faktury, Protokoly z projektů, Plnění, Požadavky, Úkoly, Dokumenty, Projektová dokumentace, Historie). | Administrátoři, operátoři, řešitelé |
| Projektový deník | Přidávání, úprava a mazání vlastních záznamů v projektovém deníku. | Správci – vše, operátoři a Řešitelé – kromě mazání |
| Projektový deník – přístup k záznamům jiných uživatelů | Úprava a mazání záznamů v deníku, které vytvořil jiný uživatel. | Správci |
| Ganttův diagram | Zpřístupnění Ganttova diagramu (přístup) a úpravy v něm (editace). | Administrátoři, operátoři, řešitelé |
| Projektové zakázky | Oprávnění modulu projektových zakázek (záznamy, šablony, přístup k cizím záznamům, pole, záložky, projektový deník). Podrobnější popis je k dispozici v sekci dokumentace Projektové zakázky. | Administrátoři, operátoři, řešitelé |
| Subdodávky | Oprávnění pro subdodávky (záznamy, záložky, vlastní kódy subdodávek). | Správci, operátoři, řešitelé |
Systémovým skupinám „Zákazníci“ a „EasyClick“ je přístup k modulu „Projekty“ ve výchozím nastavení zakázán. Některá podřízená oprávnění, například čtení záznamů, jsou pro tyto skupiny ve výchozím nastavení povolena.
Role v projektu
U každého projektu je možné určit osoby ve čtyřech rolích. Jejich zobrazení ve formuláři závisí na obecných nastaveních projektů.
- Odpovědný za projekt – osoba odpovědná za projekt jako celek. Zobrazuje se v záhlaví detailu projektu. Tato role sama o sobě neposkytuje další oprávnění k úpravám, ta se řídí oprávněními uživatele.
- Projektový manažer – řídí projekt. Může jím být uživatel i skupina. Při výběru se manažer automaticky přidá také do projektového týmu, pokud je v nastavení projektů zaškrtnuto políčko Projektový tým. Projektový manažer má k projektu vždy oprávnění k úpravám (pokud má oprávnění k úpravám záznamů) a je považován za manažera všech projektových zakázek v rámci projektu.
- Projektový tým – členové týmu (uživatelé nebo skupiny) vidí projekt a mohou zobrazovat a upravovat podřazené záznamy projektu, tedy projektové zakázky, požadavky a úkoly. Samotný projekt mají pouze v režimu pro čtení a nezobrazují se jim záložky Projektový deník, Ekonomický pohled, Objednávky, Faktury, Protokoly z projektů a Dokumenty.
- Sledující – uživatelé, kteří sledují průběh projektu. Projekt mají pouze v režimu pro čtení. Sledující přidaný k projektu se automaticky přidá také ke všem podřazeným projektovým zakázkám, požadavkům a úkolům. Jako sledujícího lze vybrat i zákaznický účet osoby ze Společnosti zákazníka projektu, pokud má tento účet oprávnění k přístupu k záznamům projektů.
Zákazník chce průběžně sledovat, jak projekt postupuje. Pokud má jeho kontaktní osoba zákaznický účet s oprávněním k přístupu k záznamům o projektech, je možné ji přidat do pole „Sledující“. Projekt pak vidí pouze v režimu pro čtení a jako sledující se automaticky přidá i k podřazeným projektovým zakázkám, požadavkům a úkolům.
Viditelnost projektů
Uživatel s oprávněním „Přístup k cizím projektům“ vidí všechny projekty v daném prostředí. Uživatel bez tohoto oprávnění vidí pouze projekty, ve kterých je odpovědný za projekt, projektový manažer, člen projektového týmu nebo sledující. U rolí „projektový manažer“ a „projektový tým“ se zohledňuje také členství ve skupině.
Interní projekty
Projekt označený příznakem Interní projekt je určen pro interní účely organizace. Uživatel bez oprávnění Přístup k interním projektům má k internímu projektu pouze přístup pro čtení (s výjimkou projektového manažera, který může projekt uložit, ale většina polí je pro něj neaktivní) a nezobrazují se mu záložky Ekonomický pohled, Objednávky, Faktury a Dokumenty. Projekt se mu zároveň nezobrazuje ve výběrových seznamech, například při přiřazování projektové zakázky k projektu. V seznamu projektů zůstává interní projekt viditelný.
Projekt pouze pro čtení
Pokud má uživatel k projektu pouze oprávnění pro čtení, jsou tlačítka „Uložit“ a „Smazat“ skryta, pole formuláře jsou neaktivní a na záložkách se nezobrazují tlačítka pro přidávání záznamů. Projekt je pouze pro čtení v těchto případech:
- Uživatel nemá oprávnění k úpravám záznamů v projektech.
- Uživatel je členem projektového týmu, ale není projektovým manažerem.
- Uživatel je v projektu pouze sledujícím.
- Projekt je interní a uživatel nemá oprávnění „Přístup k interním projektům“.
Projektový manažer s oprávněním k úpravám záznamů má projekt k úpravám i v případě, že je zároveň členem projektového týmu nebo sledujícím.
Pokud má člen projektového týmu upravovat i samotný projekt, je nutné jej jmenovat projektovým manažerem. Člen projektového týmu má k projektu vždy pouze přístup pro čtení.